Comment Crowe Spain a amélioré la précision et les taux de réponse avec Circit

AVANT CIRCUIT

"Avant d'utiliser Circit, nous utilisions une plateforme spécifique pour la circularisation, qui présentait plusieurs défis, tels que l'impossibilité de réutiliser les modèles d'une année à l'autre. Elle ne permettait que deux envois circulaires par tiers, et les tiers circularisés ne faisaient pas confiance à la plateforme, ce qui réduisait le taux de réponse".

"En ce qui concerne l'échange de documents, nous le gérions principalement par le biais du courrier électronique ou de plateformes telles que Google Drive ou OneDrive. Cela a créé des difficultés pour suivre efficacement la documentation en attente, car nous ne pouvions pas connaître le statut de l'information en temps réel. Souvent, des documents étaient demandés en double, ou trop de courriels étaient échangés, de sorte que certains se perdaient dans le flot quotidien de messages, ce qui entraînait un manque d'efficacité dans notre travail."

Décider de Circit

"Lorsque nous avons opté pour Circit, plusieurs facteurs clés ont été pris en compte. En interne, nous avons évalué l'inefficacité de nos demandes de documentation et le faible taux de réussite des réponses circulaires. Il était donc nécessaire de trouver une solution plus efficace pour améliorer les processus quotidiens.

"Le processus de prise de décision a commencé lorsque les membres de l'équipe junior et senior ont identifié ces difficultés dans leur travail quotidien. À partir de là, le département technique du cabinet, responsable de la transformation numérique et composé d'un associé, d'un manager et d'un membre senior, a été chargé d'évaluer les différentes alternatives sur le marché."

"En juillet 2023, nous avons commencé à rencontrer José, qui nous a présenté une démo de Circit et a répondu à toutes nos questions. Ensuite, nous avons évalué l'outil en interne et, après une analyse approfondie, nous avons commencé à le mettre en œuvre début octobre dans nos bureaux de Barcelone et de Madrid."

Mise en œuvre de Circit

Crowe Spain, un cabinet d'audit de premier plan, a adopté Circit dans le but d'améliorer l'efficacité et la transparence de ses processus. Cette décision a transformé de manière significative leur façon de travailler, bénéficiant à la fois aux auditeurs et à leurs clients.

L'implémentation de Circit s'est concentrée sur trois solutions clés : le PBC, les demandes de confirmation et les produits AR/AP.

"Le produit PBC fournit une plateforme centralisée pour le partage de documents en temps réel, améliorant l'organisation et l'accès immédiat à la documentation d'audit. Cela a permis de réduire considérablement le volume des courriels et de faciliter l'examen des points en suspens dans chaque audit. En outre, l'outil permet de documenter les retards de communication, ce qui améliore la responsabilité en matière de délais de livraison.

"En revanche, Confirmation Requests a entièrement automatisé la création, l'envoi et le suivi des confirmations externes. Cette automatisation a considérablement amélioré les temps de réponse, réduit les efforts manuels et éliminé les redondances dans le processus. Les résultats de l'adoption de Circit ont été tangibles et significatifs.

Crowe Spain a constaté une réduction significative du temps consacré aux tâches administratives, ce qui permet des audits plus rapides et plus efficaces, ce qui est crucial pendant les périodes de pointe. Les auditeurs peuvent désormais se concentrer davantage sur l'analyse que sur la gestion de la paperasserie. La qualité des audits s'est également nettement améliorée.

"La centralisation de la documentation a permis d'améliorer la précision et l'accessibilité des informations. Le suivi des confirmations et l'examen en temps réel des documents ont contribué à cette amélioration de la qualité.

"L'un des avantages les plus notables a été l'amélioration de la communication avec les clients. L'adoption de Circit par les clients a été étonnamment facile, facilitant une communication plus fluide et transparente. Les clients peuvent désormais accéder aux documents et les partager de manière efficace et sécurisée, ce qui a renforcé la confiance et la collaboration entre Crowe Spain et ses clients audités."

"Circit a été intégré à différents niveaux au sein de Crowe Espagne. La direction utilise la plateforme pour superviser les audits en temps réel, tandis que le personnel d'audit l'utilise quotidiennement pour demander et vérifier des informations auprès de clients et de tiers. L'outil est particulièrement utilisé pour les confirmations externes et les plans de collaboration."

L'implémentation de Circit s'est avérée être une décision stratégique pour Crowe Espagne, en optimisant ses processus d'audit et en améliorant l'expérience de ses équipes internes et de ses clients. La plateforme a non seulement augmenté l'efficacité opérationnelle, mais a également amélioré la qualité des audits et renforcé les relations avec les clients.

Soutien et développement de produits Circit

"La collaboration avec Circit a été satisfaisante. La réponse rapide de l'équipe aux questions et problèmes a permis d'améliorer l'adoption de l'outil par les équipes. L'équipe Circit a pris en compte le feedback et les recommandations faites par l'équipe de Crowe pour améliorer les fonctionnalités de la plateforme. La disponibilité du support technique a été déterminante pour adapter l'outil aux besoins spécifiques de Crowe".

Pourquoi recommanderiez-vous Circit à d'autres cabinets d'audit ?

"Nous recommandons Circit à d'autres cabinets d'audit en raison des nombreux avantages qu'il a apportés à notre travail quotidien. Sa mise en œuvre a complètement transformé l'efficacité et la transparence de nos processus, bénéficiant à la fois à nos équipes et à nos clients."

"La centralisation des informations a amélioré l'accessibilité des documents, minimisant le risque d'erreurs lors de la demande de dossiers en double ou d'omissions d'informations essentielles par le client. Le suivi en temps réel des confirmations et de l'examen des documents a permis d'améliorer la qualité de l'audit.

"Un autre point important est la relation avec les clients. Circit a non seulement optimisé nos processus opérationnels, mais aussi amélioré la qualité de notre travail et l'expérience de toutes les parties impliquées. La facilité avec laquelle les clients ont adopté Circit a amélioré la collaboration et la confiance, car ils peuvent désormais partager et accéder aux documents rapidement et en toute sécurité."

Comment se présente l'avenir de votre collaboration avec Circit ?

"Nous sommes ravis de poursuivre notre collaboration avec Circit dans les années à venir. Nous considérons que l'un de leurs points forts est l'excellence de leur service à la clientèle, qui a été la clé du succès de sa mise en œuvre."

"Nous évaluons actuellement la possibilité d'étendre son utilisation à d'autres bureaux du réseau Crowe en Espagne, car les résultats ont été très positifs. De plus, nous nous réjouissons de continuer à collaborer avec Circit à l'avenir pour tester de nouveaux outils et des solutions innovantes qu'ils pourraient développer afin d'optimiser davantage nos processus."