Moore Polska économise 20 heures par audit grâce aux demandes de PBC et de confirmation de Circit.

Procédures manuelles et inefficacités

Avant de mettre en place Circit, Moore Polska a dû faire face à plusieurs défis dans ses processus d'audit :

1. La préparation et l'envoi manuels de tous les types de demandes (banques, avocats, clients, fournisseurs et entrepreneurs) consommaient beaucoup de temps et de ressources.
2. Les réponses étaient stockées manuellement, ce qui compliquait le suivi et la mise à jour de l'état des documents et entraînait souvent des inefficacités et des retards.
3. L'absence d'un système centralisé a exacerbé ces difficultés, contribuant à accroître l'inefficacité et à prolonger les délais d'obtention d'éléments probants essentiels.
4. La compilation des documents manquants était une tâche fastidieuse et chronophage, ce qui entravait encore davantage le processus d'audit et son efficacité.
5. La nécessité permanente d'assurer un suivi et de gérer la réactivité des clients a ajouté une grande complexité et augmenté la charge de travail des équipes d'audit.

La solution avec Circit

En collaborant étroitement avec l'équipe Circit, Moore Polska a réalisé une transition transparente vers un processus d'audit plus efficace et rationalisé. Les solutions de Circit ont fourni :

• La plateforme de Circit a amélioré la communication et la réactivité des clients, ce qui a permis de renforcer les relations et de soumettre les dossiers dans les délais impartis.
• Les modèles standardisés et les flux de travail automatisés ont permis de minimiser les erreurs, améliorant ainsi la fiabilité et l'intégrité du processus d'audit.
• L'automatisation des processus a permis aux équipes de Moore Polska de gagner jusqu'à 20 heures par audit, réduisant ainsi la charge administrative et leur permettant de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
• La visibilité en temps réel de l'état des demandes a permis d'assurer un suivi rapide et d'éviter les retards, garantissant ainsi un flux de travail d'audit plus fluide.
• L'automatisation et la normalisation des processus ont réduit le risque d'erreur humaine, ce qui a permis d'obtenir des résultats d'audit plus précis et plus fiables.

Mise en œuvre de Circit

La collaboration avec Circit a débuté au plus fort de la saison de travail de Moore Polska, ce qui a nécessité un changement dans les modes de fonctionnement établis pour les employés. Malgré les défis, le processus de mise en œuvre s'est déroulé de manière fluide et efficace. Tous les problèmes liés à la plateforme ont été traités rapidement et mis à jour régulièrement.

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L'implémentation de Circit pendant la saison de pointe a permis à Moore Polska d'identifier en permanence les domaines à améliorer. Cette boucle de rétroaction permanente a permis d'intégrer rapidement des propositions de changement et de développement, ce qui a considérablement accéléré l'efficacité des flux de travail des employés.

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"Circit a considérablement rationalisé notre approche de la gestion des demandes d'audit et des communications avec les clients. La génération automatique des demandes et la possibilité pour les clients de répondre directement via Circit, améliorent notre efficacité et minimisent notre implication. Son interface intuitive nous permet d'identifier rapidement les retards potentiels et d'améliorer le processus d'archivage. Depuis que nous avons commencé à utiliser Circit, la préparation des PDF qui prenait auparavant environ 3 minutes est maintenant effectuée en seulement 3 secondes, ce qui se traduit par un gain de temps significatif."

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Cette amélioration remarquable de 98% démontre la valeur exceptionnelle de Circit dans la rationalisation des opérations et l'augmentation significative de la productivité.

Prochaines étapes

Actuellement, Moore Polska utilise trois produits clés de Circit : Demandes de confirmation, PBC et AR/AP : Moore Polska prévoit de poursuivre son partenariat avec Circit et est enthousiaste à l'idée d'explorer de nouveaux produits et d'améliorer la plateforme.

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