Comment Harbinson Mulholland s'appuie sur Circit pour assurer la qualité de l'audit

AVANT CIRCUIT

La procédure suivie par Circit est restée inchangée pendant près de 20 ans. Comme la plupart des auditeurs, Harbinson Mulholland écrivait des lettres aux banques pour leur demander de confirmer les comptes et les soldes. Les lettres étaient préparées par un jeune employé, remises à un associé pour signature et envoyées à la banque par la poste. Par la suite, on ne savait pas si la lettre était parvenue à la bonne personne jusqu'à ce qu'elle soit renvoyée. Cela créait un élément d'incertitude et un manque de transparence dans une étape essentielle de la collecte de preuves pour chaque mission.

James : "Si nous avions reçu une réponse à la lettre, il y avait une chasse autour : "Cette lettre est-elle sur votre bureau ? Est-elle sur mon bureau ? Est-elle sur le bureau de l'associé ?" À ce stade, le personnel d'encadrement devait souvent être impliqué lui aussi, ce qui n'était pas une bonne utilisation de son temps."
"Nous demandions aux stagiaires de passer des coups de téléphone et de naviguer dans des standards téléphoniques apparemment sans fin dans les banques pour savoir où se trouvaient nos demandes. Dans le meilleur des cas, le stagiaire se voyait répondre : "Je viens de vous envoyer ce document et il n'est pas encore arrivé : Je viens de vous l'envoyer et vous l'aurez demain. Mais bien plus souvent, les banques nous conseillent : "Je croyais que nous vous l'avions envoyé, devons-nous le renvoyer ? Ou "Nous ne l'avons jamais reçu". Retour au début de la procédure ! Espérons qu'il parvienne à la bonne personne cette fois-ci.

CHOISIR LE CIRCIT

L'équipe de James a commencé à chercher une solution à ces problèmes. Ils ont été soutenus par les partenaires de Harbinson Mulholland, qui ont donné à leur équipe les moyens de trouver une meilleure solution.

James : "Les associés se concentrent sur les solutions technologiques, mais il doit s'agir de solutions qui conviennent à nos clients et à notre philosophie en matière de service à la clientèle. Nous ne sommes pas du genre à dire : "Vous devez passer à ces solutions technologiques, vous devez utiliser XYZ", à moins que nos clients ne soient convaincus que cette solution leur facilitera la vie.

Lorsqu'il s'est agi de trouver une solution à ces défis, l'attention de Harbinson Mulholland s'est portée sur Circitet ils ont aimé ce qu'ils ont vu. Le prix était raisonnable - meilleur que celui des concurrents. L'équipe de Harbinson Mulholland a également apprécié l'interface, qui offre une vue d'ensemble claire des différentes demandes et des étapes du processus auxquelles elles se trouvent.

MISE EN ŒUVRE

La mise en œuvre de Ciricit s'est déroulée sans problème : l'interface de Circit a permis à l'équipe de comprendre l'intérêt de modifier le processus et de s'approprier le processus.

James : En ce qui concerne l'interface et la supervision - faire passer les statuts au vert et les faire passer à l'état "terminé", c'est tout fait, plutôt qu'une liste interminable - le retour d'information a été utile pour obtenir le comportement que nous souhaitions.

"Une fois que nous avons compris le processus, il s'agissait de le renforcer. Le temps que nous pouvons gagner en évitant de produire et d'envoyer des lettres et de télécharger des documents sur les différents portails utilisés par les banques, a été pour nous un énorme avantage de la mise en œuvre.

L'ADHÉSION INTERNE

Rapidement, l'équipe de Harbinson Mulholland s'est rendu compte des bénéfices qu'elle tirait de l'utilisation de Circit.
James : "La façon la plus simple d'en juger est de regarder ce qu'il en est aujourd'hui lorsque j'ai un nouveau stagiaire qui arrive. Je lui explique comment nous utilisons Circit et lui raconte les histoires d'horreur sur la façon dont nous, et tous les cabinets d'audit, avions l'habitude d'obtenir les confirmations bancaires jusqu'à un passé récent. Vous pouvez voir le nouveau diplômé penser : "C'est complètement fou !".

TRANSACTIONS VÉRIFIÉES

L'accès aux relevés bancaires est généralement un défi pour les cabinets d'audit. En l'absence d'accès indépendant, les cabinets doivent recourir au courrier postal ou électronique, ce qui peut prendre beaucoup de temps. Les relevés bancaires qui en résultent ont tendance à arriver dans des formats différents, de sorte qu'il faut consacrer du temps supplémentaire à la normalisation des données. Chez Harbinson Mulholland, l'expérience de Verified Transactions a été quelque peu différente.

James : "Nous utilisons Verified Transactions et les confirmations en temps réel comme sauvegarde et soutien au processus de confirmation d'audit. Nous les utilisons également pour traiter et rassurer activement les clients qui possèdent un compte Revolut, Starling ou Monzo. En d'autres termes, nous nous en servons pour sauvegarder et soutenir le processus de confirmation.
"L'espace dans lequel nous travaillons, les PME et les audits d'organisations caritatives, nous traitons normalement avec une équipe relativement petite qui a accès aux services bancaires. Cela rend les choses beaucoup plus simples que dans le cas d'une institution plus importante. Dans ce cas, je vois très bien comment on peut utiliser Verified Transactions pour mettre en place ce processus.

James a récemment rejoint l'équipe de criminalistique et peut voir certains cas d'utilisation des transactions vérifiées pour ce cas d'utilisation en particulier.
"Nous savons très bien, grâce à notre travail en criminalistique, qu'un relevé bancaire peut être modifié ! Dans le domaine de la criminalistique, nous sommes attirés par le niveau d'assurance qu'offre la possibilité d'examiner les transactions bancaires ; chaque fois que vous vous appuyez sur des documents fournis par des parties en litige, vous pouvez vous demander si vous obtenez une image complète de la situation.

L'équipe chargée des fraudes consacre beaucoup de temps à la sensibilisation au travail qu'elle effectue : elle travaille avec les avocats locaux, leur propose des formations et leur montre les processus et les outils. Disposer d'une source de vérité pour les relevés bancaires pourrait s'avérer très utile, tant sur le plan juridique que sur le plan de la comptabilité légale.

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SUPPORT CIRCUIT

L'équipe de support Circit est également un atout majeur pour Harbinson Mulholland. Ils se sont retrouvés à utiliser les vidéos et les guides Circit pour faire adhérer leurs clients.

James : Nous disons : "Vous venez de recevoir un courriel de Circit. Nous utilisons leur plateforme pour les confirmations et c'est une partie importante du processus. Voici une vidéo montrant ce à quoi vous devez vous attendre ensuite'. Nous apprécions vraiment que Circit ait facilité cette partie du processus."
"L'autre facteur qui nous a aidés - si vous envoyez un courriel à un membre de l'équipe d'assistance de Circit, quelqu'un vous répondra ! Et il vous répond avec quelque chose de tangible et d'utile. Nous trouvons l'équipe d'assistance très réactive. Elle nous a aidés à surmonter les obstacles et les défis auxquels sont confrontées les institutions. Obtenir un soutien rapide et utile est vraiment appréciable".

L'AVENIR

Quelle est donc la prochaine étape pour Harbinson Mulholland et son utilisation continue de Circit ?

"Nous nous réjouissons de la mise en ligne du système AR/AP. Nous sommes conscients qu'il sera difficile d'obtenir l'approbation de chaque fournisseur, mais l'envoi de lettres ou de courriels et le suivi des réponses des fournisseurs constituent un défi de taille. Les rappels automatiques de Circit sont formidables, je peux cliquer sur un bouton pour envoyer un rappel. Cela transformerait la façon dont nous obtenons des confirmations de la part des débiteurs de nos clients et les soldes qui sont sortis.

Chez Circit, nous sommes heureux de travailler avec des cabinets comptables avant-gardistes afin d'améliorer les processus, de rehausser l'expérience des clients et de rationaliser la collecte directe à la source.