Comment les grands cabinets d'audit gèrent-ils la collecte de données transactionnelles ?
Lors d'une conversation avec BDO et Grant Thornton UK, j'explore comment ils collectaient les données transactionnelles par le passé, les défis qu'ils ont rencontrés à ce sujet, comment ils le font maintenant et ce que l'avenir leur réserve.
Les deux cabinets ont réalisé des améliorations significatives de leurs processus et flux de travail en mettant en œuvre la technologie adéquate pour les aider dans la collecte de données transactionnelles, ce que nous explorerons plus en détail dans cet article.
BDO et Grant Thornton UK
Pour cet article, je me suis entretenu avec Bethan Duffy de Grant Thornton UK et Greg Homer de BDO.
En tant que Directrice de l'Audit Numérique chez Grant Thornton, Bethany Duffy est particulièrement bien placée pour commenter son expérience en matière de collecte, de gestion et d'exploitation des données transactionnelles.
Greg Homer, Directeur Données et Analyse chez BDO, possède plus de 14 ans d'expérience dans l'audit financier numérique, couvrant les questions de technologie et de risque lié aux données, y compris l'analyse des risques et des finances, la stratégie de données et la gouvernance des données.
Le statu quo : la fourniture de données bancaires à l'initiative du client
Pour commencer, je souhaite recueillir l'avis de Bethany et Greg sur la manière dont la collecte de données transactionnelles s'est déroulée jusqu'à présent au sein de leurs cabinets.
Nous entendons souvent de la part de nos clients et d'autres participants à nos discussions que les relevés bancaires sont encore majoritairement collectés sur papier, une situation qui peut être frustrante tant pour les auditeurs que pour leurs clients. La réception de ces informations vitales par ce canal nécessite beaucoup de vérification, de relance, de normalisation et de traitement avant que ces données ne puissent être utilisées dans un flux de travail numérique.
Greg précise : « Généralement, nos équipes financières obtenaient les données par tous les moyens possibles. Ainsi, dans certains cas, il s'agissait de PDF, dans d'autres de relevés papier, de téléchargements CSV ou de documents Excel : Cela signifiait que nous avions beaucoup d'incohérences dans les approches des différentes équipes d'audit, ce qui rendait plus difficile le déploiement d'une méthodologie cohérente et de garantir que nos équipes disposent d'une population complète et précise. »
Et Bethany explique comment cela fonctionnait chez GT : « Auparavant, nous nous rendions sur place chez le client, ou lorsque la COVID a frappé, c'était du partage d'écran : nous devions nous asseoir et regarder tous ces rapports mensuels. Non seulement c'est chronophage pour nous, mais c'est aussi chronophage pour les clients.
De plus, les données que nous obtenons en étant sur place ou lors du partage d'écran ne sont pas vraiment utiles : nous ne pouvons ni filtrer, ni trier. L'autre problème majeur est que les fichiers CSV et Excel peuvent être modifiés. Pour résoudre ces problèmes principaux, il y a une grande opportunité à saisir avec l'Open Banking et les technologies spécialisées pour la collecte de données transactionnelles. »
Parce que les données fournies par les clients ne sont pas utilisables sous la forme dans laquelle elles sont reçues, du temps et des efforts supplémentaires doivent être investis pour les transformer en quelque chose d'utilisable et de tangible dans un dossier d'audit. Cela signifie beaucoup de temps passé à compiler et à ingérer des données ; un temps qui pourrait, et devrait très probablement, être consacré aux tests.
Aujourd'hui : exploiter la technologie pour une collecte indépendante de données transactionnelles
Comment passer des défis du statu quo à un modèle qui exploite les outils disponibles et ouvre la voie à de nouvelles innovations ?
La collecte de données bancaires directement à la source fait partie du présent : des données standardisées, directement à la source, provenant d'un seul fournisseur. La dernière composante de cela est de pouvoir s'appuyer sur ces données pour débloquer de nouvelles options et possibilités.
La connectivité Open Banking et les API sont la pierre angulaire de la collecte de données transactionnelles directement à la source. Alors, comment cela est-il exploité chez GT et BDO ?
Bethany explique : « La standardisation est un élément clé pour nous, non seulement les données standardisées, mais aussi le fait que nous pouvons obtenir un processus standardisé. Nous utilisons le tableau de bord Circit pour cela, mais aussi des API que nous intégrons ensuite dans nos processus, ce qui garantit une approche cohérente et standard que toutes les équipes d'audit peuvent utiliser. En fin de compte, cela nous donne une assurance accrue sur ce solde de trésorerie, car ce que nous obtenons provient directement de la source et il n'y a aucune possibilité de manipulation de ce compte bancaire.
Nous complétons cela par une formation pour éduquer les équipes d'audit locales à l'utilisation de la collecte de données transactionnelles Open Banking et pour leur montrer les réels avantages : pour elles, et pour la qualité de leur travail. »
L'Open Banking peut être exploité avec ou sans systèmes et processus sur mesure, via des API. Les entreprises auront besoin d'une expertise technique en interne pour créer des connexions API et les intégrer aux systèmes existants. Les entreprises qui n'ont pas la capacité ou les équipes pour le faire peuvent opter pour une plateforme comme Circit, qui gère cette composante pour elles, offrant non seulement la possibilité de commencer à débloquer des gains d'efficacité et à améliorer la qualité de l'audit, mais aussi en minimisant le temps nécessaire pour concrétiser les avantages de leurs missions.
Greg : « Nous avons en fait pris la décision de construire notre propre solution interne pour ingérer automatiquement ces données bancaires et partager avec les équipes individuelles ce que nous voulons qu'elles fassent. Cela nous permet de le lier très étroitement à une méthodologie et de l'intégrer dans un dossier d'audit de documentation final. Nous sommes en mesure de le faire de manière très efficace et avec une grande qualité, grâce aux fonctionnalités que nous offre Circit.
Les retours de nos équipes sont uniquement positifs : elles en veulent plus, et elles veulent l'utiliser sur davantage d'audits. Un défi majeur en matière d'analyse sera toujours l'obtention de données, mais nous commençons maintenant à résoudre certains de ces défis, notamment en termes de qualité d'audit, d'efficacité et de perspicacité. »
L'avenir : vers des tests automatisés ?
Sur cette note d'espoir, nous abordons le dernier sujet que nous avons discuté : l'avenir qui est débloqué par les développements de l'Open Banking. Pouvons-nous nous diriger vers des tests automatisés, tels que les tests de grand livre automatisés : prendre un extrait du grand livre général du client et le faire correspondre automatiquement aux données transactionnelles obtenues indépendamment via des API ?
En se projetant dans 2 ans, quels sont les espoirs des équipes de BDO et GT ?
Bethany : « Une fois que vous avez les données bancaires, cela déclenche une sorte d'explosion d'innovation quant à ce que vous pouvez en faire. Cela nous offre une mine d'informations et d'analyses. Le rapprochement automatisé des grands livres devient également accessible. Auparavant, nous n'aurions jamais rêvé de faire ces choses, mais maintenant nous commençons à nous y intéresser.
La collecte de données transactionnelles rationalisée peut être particulièrement utile pour le travail de trésorerie, car elle nous permettra d'avoir un impact vraiment généralisé sur ce que nous faisons en matière de trésorerie. Il ne s'agit pas de se limiter à une simple lettre bancaire, nous pouvons examiner le solde de trésorerie sur une période donnée, nous pouvons commencer à évaluer la santé d'une entreprise, nous pouvons anticiper les difficultés avant qu'elles ne surviennent réellement. »
Greg : « L'espoir serait de passer au rapprochement automatisé en masse : aux confirmations bancaires, aux confirmations bancaires numériques, au rapprochement avec le grand livre et les sous-comptes. Avec une meilleure collecte de données transactionnelles et l'arrivée de ces données, cela le rend plus accessible à un plus grand nombre de nos organismes d'audit.
Nous aurons également un historique de données plus important, nécessaire pour affiner le profilage au fil du temps : les performances passées, les performances actuelles, et même la prédiction des performances futures. Actuellement, nous générons 15 mois de données. Nous pouvons accumuler ces données au fil du temps, de sorte qu'à l'avenir, nous pourrons utiliser 24 à 36 mois pour éclairer l'analyse. En termes d'audits, il s'agit davantage de ce que nous attendons, par opposition à ce que nous faisons. »
Les connexions API Open Banking sont la base pour débloquer ce que Bethany et Greg ont mentionné. Une plateforme comme Circit peut aider à rendre cela accessible aux équipes qui n'ont pas l'expertise interne pour construire ces systèmes elles-mêmes.
Ceci est rendu possible grâce à notre produit, Transactions vérifiées, qui permet la collecte de données transactionnelles directement depuis les comptes clients. Les clients autorisent cet accès de manière sécurisée et directe dans leur environnement bancaire habituel, après quoi les auditeurs peuvent consulter les données transactionnelles associées aux comptes auxquels ils ont obtenu l'accès, directement sur Circit. Ces transactions peuvent ensuite être téléchargées dans un format standardisé, prêtes à être utilisées.
En conclusion : les obstacles à la mise en œuvre de la technologie
Malgré l'intérêt croissant pour les solutions d'Open Banking, des obstacles (perçus ?) subsistent pour certaines entreprises.
L'un d'eux est l'évaluation du retour sur investissement (ROI). Je pense que cela deviendra évident grâce au temps gagné sur les dossiers d'audit, qui pourra ensuite être investi dans une analyse plus approfondie, ce que les clients apprécieront.
Une autre préoccupation, l'adhésion des clients, diminuera également avec le temps, à mesure que les clients et les équipes d'audit se tourneront plus facilement vers la technologie. Trouver le bon fournisseur – ou choisir de développer l'infrastructure en interne – est facilité par le large éventail d'options disponibles et par la confiance et la positivité renouvelées et croissantes envers la technologie.
Enfin, l'engagement du personnel : comme l'ont mentionné Greg et Bethany, les équipes apprendront à adopter les nouvelles technologies si celles-ci s'avèrent simplifier les processus. Avec une formation adéquate, ce point est facilement résolu.
Alors, quelle est la prochaine étape ? Les entreprises tournées vers l'avenir qui adoptent les nouvelles possibilités technologiques se trouvent dans une position idéale : des options à choisir, des exemples d'autres entreprises ayant réussi à adopter ces changements et de nombreux partages de connaissances disponibles pour les guider.
Vous voulez en savoir plus ?
Si la solution de Circit pour la collecte de données transactionnelles vous intéresse, visitez notre page Transactions Vérifiées.
Pour un aperçu de notre plateforme de collecte de preuves, n'hésitez pas à réserver une démo individuelle au cours de laquelle nous pourrons vous conseiller sur la meilleure configuration pour votre entreprise.
