Comment les principaux cabinets d'audit traitent-ils la collecte de données bancaires ?
Au cours d'une conversation avec BDO et Grant Thornton UK, nous avons exploré la manière dont ils collectaient les données bancaires dans le passé, les défis qui en découlaient, la manière dont ils le font aujourd'hui et ce qu'ils pensent que l'avenir nous réserve. La mise en œuvre de la technologie a permis aux deux entreprises d'obtenir des améliorations significatives que nous examinerons plus en détail dans cet article.
Nos invités :
Bethany Duffy
En tant que Digital Audit Associate chez Grant Thornton, Bethany est dans une position unique pour commenter ses expériences en matière de collecte, de gestion et de travail avec des données dans son rôle quotidien au sein d'un cabinet d'audit de premier plan.
Greg Homer
Directeur chez BDO, travaillant dans le domaine de l'analyse des données et de l'assurance des risques technologiques. Greg a plus de 14 ans d'expérience dans l'audit financier numérique, couvrant les questions de risque technologique et de données, y compris l'analyse des risques et des finances, la stratégie des données et la gouvernance des données.
Le statu quo : la fourniture de données bancaires par le client
Nos clients et d'autres personnes qui nous rejoignent dans nos conversations nous disent souvent que les relevés bancaires sont encore largement collectés sur papier, une situation qui peut être frustrante à la fois pour les auditeurs et leurs clients. La réception de ces informations vitales par ce canal nécessite un grand nombre de vérifications, de poursuites, de normalisations et de traitements avant que ces données ne soient utilisables dans le cadre d'un flux de travail numérique.
Greg explique : "Généralement, nos équipes financières obtenaient les données par tous les moyens possibles. Dans certains cas, il s'agit de PDF, dans d'autres de relevés papier, de téléchargements CSV ou de documents Excel : Cela signifie qu'il y aurait beaucoup d'incohérence dans les approches des différentes équipes d'audit, ce qui rendrait plus difficile le déploiement d'une méthodologie cohérente et la garantie que nos équipes disposent d'une population complète et précise."
Bethany explique comment cela fonctionnait auparavant chez GT : "Auparavant, nous nous rendions sur place avec le client, ou lorsque COVID apparaissait, il s'agissait d'un partage d'écran : nous devions nous asseoir et regarder tous ces rapports sur 12 mois. Non seulement cela nous prenait du temps, mais cela en prenait aussi aux clients.
De plus, les données que nous obtenons sur place ou lors d'un partage d'écran ne sont pas vraiment utiles : nous ne pouvons pas filtrer, ni trier. L'autre grand problème est que les fichiers CSV et Excel peuvent être modifiés. Pour remédier à ces problèmes, l'Open Banking et d'autres technologies offrent de grandes possibilités.
Ce que Greg et Bethany ont mentionné se reflète dans les résultats du sondage que nous avons organisé lors du webinaire, dans lequel nous avons posé la question suivante : Quelle est la façon la plus courante dont vous recevez vos relevés bancaires aujourd'hui ?
64% des personnes interrogées ont indiqué qu'elles recevaient ces données sur papier ou en format PDF. Ces données ne sont pas utilisables sous la forme dans laquelle elles sont reçues, ce qui signifie qu'un effort supplémentaire doit être fait pour les transformer en quelque chose d'utilisable et de tangible dans un dossier d'audit.
Cela signifie qu'il faut consacrer du temps à la collecte et à l'intégration des données, alors que ce temps pourrait et devrait très probablement être consacré aux essais.
Le moment présent : tirer parti de la technologie pour obtenir des données indépendantes
Comment passer des défis du statu quo à un modèle qui tire parti des outils disponibles et ouvre la voie à de nouvelles innovations ?
La collecte de données bancaires directement à partir de la source fait partie de l'avenir : des données normalisées, directement à partir de la source, provenant d'un seul fournisseur. Le dernier élément de cette démarche est la possibilité de s'appuyer sur ces données pour débloquer d'autres options et possibilités.
L'Open Banking est la pierre angulaire de l'obtention de données transactionnelles en douceur et directement à la source. Comment GT et BDO en tirent-ils parti ?
Bethany explique : "La standardisation est un élément clé pour nous, non seulement les données standardisées, mais aussi le fait que nous pouvons obtenir un processus standardisé. Nous utilisons le tableau de bord Circit pour cela, mais aussi des API que nous ajoutons ensuite à nos processus, ce qui garantit que nous avons cette approche cohérente et standard que toutes les équipes d'audit peuvent utiliser. En fin de compte, cela nous donne une assurance accrue sur le solde de trésorerie, parce que ce que nous obtenons provient directement de la source et qu'il n'y a pas de manipulation potentielle de ce compte bancaire.
Nous soutenons cette démarche par des formations destinées à former les équipes d'audit locales à l'utilisation de l'Open Banking et à leur en montrer les avantages réels : pour elles et pour la qualité de leur travail".
L'Open Banking peut être exploité avec ou sans systèmes et processus personnalisés, via des API. Les entreprises auront besoin d'une expertise technique en interne pour construire des connexions API et s'intégrer aux systèmes existants. Les cabinets qui n'ont pas la capacité ou les équipes pour le faire peuvent opter pour une plateforme comme Circit qui prend en charge cette composante pour eux, offrant non seulement l'opportunité de commencer à débloquer des gains d'efficacité et d'améliorer la qualité de l'audit, mais aussi de minimiser le temps nécessaire pour réaliser le bénéfice sur leurs missions.
Greg : "Nous avons en fait pris la décision de créer notre propre solution interne pour ingérer automatiquement ces données bancaires et partager avec les équipes individuelles ce que nous voulons qu'elles fassent. Cela nous permet de lier très étroitement ces données à une méthodologie et d'approcher un fichier d'audit de la documentation finale. Nous sommes en mesure de le faire de manière très efficace, et avec une grande qualité, grâce aux fonctionnalités dont nous disposons avec Circit.
Les réactions de nos équipes ne sont que positives : elles en veulent plus et veulent l'utiliser pour davantage d'audits. L'un des grands défis de l'analyse sera toujours d'obtenir des données, mais nous commençons maintenant à résoudre certains de ces défis, en particulier en termes de qualité, d'efficacité et de vision de l'audit".
L'avenir : vers des tests automatisés ?
Sur cette note d'espoir, nous abordons le dernier sujet discuté lors du webinaire : l'avenir ouvert par les développements de l'Open Banking. Pouvons-nous évoluer vers des tests automatisés, tels que les tests automatisés du grand livre : prendre un extrait du grand livre du client et le faire correspondre automatiquement à des données bancaires indépendantes obtenues par le biais de l'Open Banking ?
Dans les deux ans à venir, quels sont les espoirs placés dans les équipes de BDO et de GT ?
Bethany : "Une fois que l'on dispose des données bancaires, on assiste à une sorte d'explosion de l'innovation quant à l'utilisation que l'on peut en faire. Elles nous offrent une multitude d'informations et d'analyses. Le rapprochement des livres de comptes automatisés est également à portée de main. Auparavant, nous n'aurions jamais rêvé de faire l'une de ces choses, mais maintenant nous commençons à nous y intéresser.
L'Open Banking peut être particulièrement utile pour le travail sur la trésorerie, car il nous permettra d'avoir un véritable impact sur ce que nous faisons en matière de trésorerie. Il ne s'agit pas simplement de décréter une lettre bancaire, nous pouvons examiner le solde de trésorerie sur une période donnée, nous pouvons commencer à examiner la santé d'une entreprise, nous pouvons voir les obstacles qui se présentent sur la route avant qu'ils ne se produisent réellement".
Greg : "L'objectif est d'automatiser massivement les correspondances : avec les confirmations bancaires, les confirmations bancaires numériques, les correspondances avec le grand livre et les livres auxiliaires. L'Open Banking et l'arrivée de ces données les rendent plus accessibles à un plus grand nombre de nos organismes d'audit.
Nous disposerons également d'un historique de données plus important, nécessaire pour établir davantage de profils au fil du temps : performances antérieures, performances actuelles, voire prévisions de performances futures. Pour l'instant, nous générons des données sur une période de 15 mois. Nous sommes en mesure de les étoffer au fil du temps, de sorte qu'à l'avenir, nous pourrons utiliser 24 à 36 mois pour alimenter l'analyse. En termes d'audits, il s'agit davantage de ce à quoi nous nous attendons que de ce que nous faisons.
L'Open Banking est la base pour débloquer ces choses. Une plateforme comme Circit peut aider à mettre cela à la portée des équipes qui n'ont pas l'expertise interne pour construire ces systèmes elles-mêmes. Un moteur de correspondance spécialement conçu, comme celui que l'on trouve dans le module Verified Analytics de Circit, peut permettre une automatisation plus poussée.
Le moteur d'appariement peut utiliser des données provenant directement de la banque ainsi que le téléchargement d'un dossier client et effectuer automatiquement l'appariement du grand livre. Avec certaines analyses de haut niveau, comme dans notre modèle Verified Insights, il est possible de suivre l'évolution de la trésorerie : les points hauts et bas, les transactions importantes et inhabituelles, autant d'éléments qui peuvent être utilisés dans le cadre d'une évaluation des risques ou de la continuité de l'exploitation au cours d'un audit.
En conclusion : les obstacles à la mise en œuvre de la technologie
Cela nous amène au deuxième sondage abordé lors du webinaire. La question posée était la suivante : "Quel est votre plus grand défi dans la mise en œuvre de la technologie pour la collecte de données ?".
À cet égard, 36 % des répondants ont voté pour l'évaluation du retour sur investissement, 25 % pour l'adhésion du client, 24 % pour la recherche du bon fournisseur et 15 % pour l'engagement du personnel.
Nous pouvons en conclure qu'en dépit de l'intérêt croissant pour les solutions Open Banking, certaines entreprises se heurtent encore à des obstacles (perçus comme tels ?), peut-être inutilement.
Après tout, le retour sur investissement deviendra évident grâce au temps économisé sur les dossiers d'audit et investi dans des analyses plus approfondies que les clients apprécieront. L'adhésion des clients est de plus en plus facile, car les clients et les équipes d'audit se tournent plus facilement vers la technologie. Trouver le bon fournisseur - ou choisir de construire une infrastructure en interne - est facilité par le large éventail d'options disponibles et par la confiance et la positivité renouvelées et croissantes envers la technologie. Enfin, l'engagement du personnel : comme l'ont mentionné Greg et Bethany, les équipes apprendront à adopter les nouvelles technologies s'il est prouvé qu'elles facilitent les processus. Avec une formation adéquate, ce point est facilement abordé.
Alors, quelle est la prochaine étape ? Les entreprises tournées vers l'avenir qui adoptent les nouvelles possibilités technologiques se trouvent dans une position idéale : elles ont le choix entre plusieurs options, des exemples d'autres entreprises qui ont adopté ces changements avec succès et de nombreux échanges de connaissances pour les guider.
Vous voulez en savoir plus ?
Si vous êtes intéressé par la solution Circit pour la collecte de données bancaires, visitez notre page Transactions vérifiées.
Si vous êtes intéressé par la manière dont vous pouvez tirer parti du moteur de rapprochement de Circit pour automatiser votre rapprochement de livres, vous pouvez trouver plus d'informations ici ou réserver une démonstration pour le voir en action.
