Les réunions de clôture constituent un élément essentiel du processus d'audit. Elles obligent les auditeurs et les clients à se réunir une fois le travail d'audit sur le terrain terminé pour discuter du déroulement de l'audit, des constatations pertinentes et des points d'action. Elles apportent une valeur ajoutée aux deux parties, les clients bénéficiant d'informations sur les domaines de l'entreprise susceptibles d'être améliorés, tels que les contrôles financiers, et les auditeurs recevant un retour d'information sur les résultats de l'audit.
Les défis communs pendant l'audit et pour la réunion de clôture comprennent le suivi des communications : la piste d'audit, les fichiers, les exceptions et les réponses aux requêtes. PBC Client Collaboration de Circit offre une solution à ce problème en fournissant une meilleure visibilité sur les fichiers (avec la possibilité de communiquer au niveau du fichier ou de la requête), des rapports complets et une collaboration transparente avec le client.
Gérer les attentes des clients
Les auditeurs sont souvent tenus de réaliser leurs audits dans un délai court, afin de permettre à leurs clients de déposer leurs états financiers le plus tôt possible dans l'année. Cela peut s'avérer particulièrement important pour les grandes entreprises ou les sociétés cotées en bourse.
Il peut être difficile de gérer les délais de ces audits et de s'assurer que tous les travaux sur le terrain sont achevés de manière satisfaisante. Dans le même temps, les clients doivent équilibrer leurs obligations internes et s'assurer qu'ils s'engagent avec l'auditeur sur leurs domaines de responsabilité. Les retards dans l'obtention des informations pertinentes sont fréquents et l'auditeur ne peut pas commencer sans les informations requises, ce qui entraîne des retards supplémentaires.
PBC Client Collaboration de Circit fournit des rapports détaillés et perspicaces qui permettent à l'auditeur de comprendre le temps passé sur chaque client, jusqu'au niveau de la requête. Ces données peuvent être très utiles lorsque l'auditeur discute d'éventuels dépassements avec les clients lors de la réunion de clôture, car il peut clairement identifier s'il y a eu des retards dus au fait que le client n'a pas répondu ou qu'il n'a pas respecté les délais convenus.
Ces données s'avèrent également très utiles lors de la planification de la mission de l'année suivante, car elles permettent à l'auditeur de consacrer le temps nécessaire à chaque volet de l'audit et de s'assurer que les ressources sont allouées de manière à ce que la mission soit achevée dans les délais. Elles peuvent également mettre en évidence la nécessité d'allouer davantage de temps à la mission ou d'augmenter les honoraires. Ces discussions peuvent être difficiles à mener, mais elles seront grandement facilitées si elles s'appuient sur des données de grande qualité.
Visibilité
PBC Client Collaboration offre un point d'accès unique et complet pour partager des documents et collaborer avec les clients en toute sécurité. Chaque point de communication est enregistré et suivi dans la piste d'audit, ce qui garantit une transparence totale entre l'auditeur et le client quant à l'état d'avancement des demandes d'audit. Lors de la réunion de clôture, l'auditeur et le client savent ce qui doit être fait avant la signature des états financiers.
Grâce à un outil de ce type, le responsable du client (par exemple le directeur financier ou le directeur des finances) peut s'assurer que toutes les tâches en suspens sont attribuées à la bonne personne au sein de son équipe et que les délais sont clairement fixés. Le recours à une méthode plus traditionnelle de gestion de la liste PBC, comme un tableur Excel ou un e-mail, peut s'avérer très chronophage et ne permet pas de disposer d'une piste d'audit claire et immuable. Avec l'utilisation et la modification de différentes versions, le risque de malentendu entre le client et l'auditeur est considérablement accru.
Des relations plus fortes avec les clients
Lorsque l'auditeur peut préparer la réunion de clôture avec des informations claires et transparentes recueillies par le biais de la collaboration client PBC de Circit, la réunion peut se concentrer sur les services à valeur ajoutée et les connaissances acquises par les auditeurs au cours de l'audit.
Comme la communication entre l'auditeur et le client s'effectue sur la plateforme sécurisée, chaque requête et chaque fichier peuvent être vérifiés et la communication au niveau du fichier est possible pour traiter rapidement et efficacement les exceptions ou les questions qui doivent être abordées avant que l'audit puisse être considéré comme achevé.
L'utilisation de la collaboration avec les clients de PBC comme outil de planification des missions futures et de la réunion de clôture de l'audit en cours est un moyen efficace de s'assurer que toutes les questions sont soulevées et résolues, tout en favorisant des relations plus fortes avec les clients et une confiance accrue dans l'auditeur. Les clients sont pleinement impliqués dans le processus, ce qui signifie qu'ils sont au courant de tous les problèmes avant la réunion de clôture.
Collaboration des clients PBC de Circit
Le recours à PBC Client Collaboration pour planifier les missions à venir et clôturer les audits en cours constitue un moyen efficace de s'assurer que tous les points sont soulevés et résolus, tout en renforçant les relations avec les clients et en renforçant la confiance. Les clients sont pleinement impliqués tout au long du processus, ce qui évite toute surprise lors de la réunion de clôture.
