Wie gehen führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit der Erfassung von Bankdaten um?
Im Gespräch mit BDO und Grant Thornton UK erfahren wir, wie sie Bankdaten früher erfasst haben, welche Herausforderungen dabei auftraten, wie sie es heute handhaben und was sie für die Zukunft erwarten. Durch den Einsatz von Technologie haben beide erhebliche Verbesserungen erzielt, die wir in diesem Artikel näher beleuchten werden.
Unsere Gäste:
Bethany Duffy
Als Digital Audit Associate bei Grant Thornton ist Bethany in einer einzigartigen Position, um über ihre Erfahrungen mit der Erfassung, Verwaltung und Bearbeitung von Daten in ihrer täglichen Arbeit bei einer führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu berichten.
Greg Homer
Director bei BDO im Bereich Data Analytics Technology Risk Assurance. Greg verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung in der digitalen Finanzprüfung, die Technologie- und Datenrisikothemen umfasst, einschließlich Risiko- und Finanzanalysen, Datenstrategie und Data Governance.
Der Status quo: Kundeninitiierte Bereitstellung von Bankdaten
Wir hören oft von Kunden und anderen Gesprächspartnern, dass Kontoauszüge immer noch größtenteils in Papierform gesammelt werden, eine Situation, die sowohl für Prüfer als auch für deren Kunden frustrierend sein kann. Der Empfang dieser wichtigen Informationen über diesen Kanal erfordert viel Prüfung, Nachverfolgung, Standardisierung und Verarbeitung, bevor diese Daten als nutzbarer Bestandteil eines digitalen Workflows verwendet werden können.
Greg führt aus: „Typischerweise erhielten unsere Finanzteams Daten auf jede erdenkliche Weise. In einigen Fällen waren es PDFs, in anderen Fällen Kontoauszüge in Papierform, CSV-Downloads oder Excel-Dokumente: Das bedeutete, dass wir eine große Inkonsistenz in den Ansätzen der verschiedenen Prüfungsteams hatten, was es erschwerte, die Methodik konsistent anzuwenden und sicherzustellen, dass unsere Teams die vollständige und genaue Datenbasis hatten.“
Und Bethany erklärt, wie es früher bei GT ablief: „Früher sind wir zum Kunden vor Ort gegangen, oder als COVID kam, war es Screen-Sharing: Wir mussten uns hinsetzen und all diese 12-Monats-Berichte ansehen. Das ist nicht nur für uns zeitaufwendig, sondern auch für die Kunden.
Darüber hinaus sind die Daten, die wir vor Ort oder beim Screen-Sharing erhalten, eigentlich nicht so nützlich: Wir können sie nicht filtern, wir können sie nicht sortieren. Das andere große Problem ist, dass CSV- und Excel-Dateien bearbeitet werden können. Um diese Hauptpunkte anzugehen, bietet Open Banking und andere Technologien eine große Chance.“
Was Greg und Bethany erwähnten, spiegelt sich in den Ergebnissen unserer Umfrage im Webinar wider, in der wir die Frage stellten: Was ist die häufigste Art und Weise, wie Sie heute Kontoauszüge erhalten?
64 % der Befragten gaben an, diese Daten in Papierform oder als PDF zu erhalten. Diese Daten sind in der Form, in der sie empfangen werden, nicht nutzbar, was bedeutet, dass zusätzlicher Aufwand betrieben werden muss, um sie in etwas Nutzbares und Greifbares für eine Prüfungsakte umzuwandeln.
Das bedeutet Zeitaufwand für die Zusammenstellung und Erfassung von Daten, Zeit, die stattdessen und höchstwahrscheinlich für Tests aufgewendet werden sollte.
Die Gegenwart: Technologie für die unabhängige Datenbeschaffung nutzen
Wie können wir von den Herausforderungen des Status quo wegkommen hin zu einem Modell, das verfügbare Tools nutzt und den Weg für weitere Innovationen ebnet?
Die direkte Erfassung von Bankdaten aus der Quelle ist Teil der Gegenwart: standardisierte Daten, direkt aus der Quelle, von einem einzigen Anbieter. Die letzte Komponente dabei ist die Möglichkeit, darauf aufzubauen, um weitere Optionen und Möglichkeiten zu erschließen.
Open Banking ist der Eckpfeiler, um Transaktionsdaten reibungslos und direkt aus der Quelle zu beziehen. Wie wird dies also bei GT und BDO genutzt?
Bethany erklärt: „Die Standardisierung ist für uns ein wirklich entscheidender Punkt, nicht nur die standardisierten Daten, sondern auch die Tatsache, dass wir einen standardisierten Prozess erhalten können. Dafür nutzen wir das Circit-Dashboard, aber auch APIs, die wir dann in unsere Prozesse integrieren, was sicherstellt, dass wir diesen konsistenten und standardisierten Ansatz haben, den alle Prüfungsteams nutzen können. Letztendlich gibt uns das eine erhöhte Sicherheit über den Kassenbestand, denn was wir erhalten, kommt direkt von der Quelle, und es gibt keine potenzielle Manipulation dieses Bankkontos.
Wir unterstützen dies mit Schulungen, um lokale Prüfungsteams in der Nutzung von Open Banking zu schulen und ihnen die echten Vorteile aufzuzeigen: für sie selbst und für die Qualität ihrer Arbeit.“
Open Banking kann über APIs genutzt werden, mit oder ohne maßgeschneiderte Systeme und Prozesse. Unternehmen benötigen internes technisches Know-how, um API-Verbindungen aufzubauen und in bestehende Systeme zu integrieren. Unternehmen, die nicht über die Kapazitäten oder Teams dafür verfügen, können sich für eine Plattform wie Circit entscheiden, die diese Komponente für sie übernimmt, was nicht nur die Möglichkeit bietet, Effizienzpotenziale zu erschließen und die Prüfungsqualität zu verbessern, sondern auch die Zeit minimiert, bis der Nutzen aus ihren Aufträgen realisiert wird.
Greg: „Wir haben tatsächlich die Entscheidung getroffen, eine eigene interne Lösung zu entwickeln, um diese Bankdaten automatisch zu erfassen und den einzelnen Teams mitzuteilen, was wir von ihnen erwarten. Das ermöglicht es uns, dies sehr eng an eine Methodik zu knüpfen und einen letztendlichen Dokumentationsprüfungsordner zu erstellen. Wir können das dank der Funktionen, die wir mit Circit erhalten, sehr effizient und in hoher Qualität tun.
Das Feedback unserer Teams ist ausschließlich positiv: Sie wollen mehr davon und es bei mehr Prüfungen einsetzen. Eine große Herausforderung bei der Analyse wird immer die Beschaffung von Daten sein, aber wir beginnen nun, einige dieser Herausforderungen zu lösen, insbesondere in Bezug auf Prüfungsqualität, Effizienz und Erkenntnisse.“
Die Zukunft: auf dem Weg zu automatisierten Tests?
Mit diesem optimistischen Ausblick wenden wir uns dem letzten Thema zu, das wir im Webinar besprochen haben: der Zukunft, die durch die Entwicklungen im Open Banking erschlossen wird. Können wir uns in Richtung automatisierter Tests bewegen, wie z.B. automatisierte Hauptbuchprüfung: einen Hauptbuchauszug vom Kunden nehmen und diesen automatisch mit unabhängigen Bankdaten abgleichen, die über Open Banking erhalten wurden?
Blickt man 2 Jahre voraus, welche Hoffnungen hegen die Teams bei BDO und GT?
Bethany: „Sobald man die Bankdaten hat, löst das eine Art Innovationsschub aus, was man damit alles anfangen kann. Es liefert uns eine Fülle von Erkenntnissen und Analysen. Auch der automatische Hauptbuchabgleich rückt in greifbare Nähe. Früher hätten wir nicht davon geträumt, all diese Dinge zu tun, aber jetzt beginnen wir, uns damit zu beschäftigen.
Open Banking kann bei der Kassenprüfung besonders hilfreich sein, da es uns ermöglicht, einen umfassenden Einfluss auf unsere Arbeit im Bereich Kassenbestand zu nehmen. Es geht nicht nur darum, es in einem Bankbestätigungsschreiben festzuhalten, wir können den Kassenbestand über einen bestimmten Zeitraum betrachten, wir können beginnen, die Gesundheit eines Unternehmens zu beurteilen, wir können Hindernisse im Voraus erkennen, bevor sie tatsächlich auftreten.“
Greg: „Die Hoffnung wäre, massenhaft zu automatisierten Abgleichen überzugehen: zu Bankbestätigungen, digitalen Bankbestätigungen, Abgleich mit dem Hauptbuch und den Nebenbüchern. Mit Open Banking und den dadurch verfügbaren Daten wird dies für mehr unserer Prüfungsstellen zugänglicher.
Wir werden auch eine größere Datenhistorie haben, die für eine umfassendere Profilerstellung im Laufe der Zeit benötigt wird: frühere Leistung, aktuelle Leistung, sogar die Vorhersage zukünftiger Leistung. Derzeit generieren wir Daten im Wert von 15 Monaten. Wir können das im Laufe der Zeit aufbauen, sodass wir in Zukunft 24-36 Monate für die Analyse nutzen können. Im Hinblick auf Prüfungen geht es dann mehr darum, was wir erwarten, anstatt darum, was wir tun.“
Open Banking ist die Grundlage, um diese Dinge zu ermöglichen. Eine Plattform wie Circit kann dies für Teams, die nicht über das interne Know-how zum Aufbau solcher Systeme verfügen, erreichbar machen. Eine speziell entwickelte Abgleichs-Engine, wie sie im Verified Analytics-Modul von Circit zu finden ist, kann weitere Automatisierung in greifbare Nähe rücken.
Die Abgleichs-Engine kann Daten direkt von der Bank zusammen mit einem Kundenstammdaten-Upload verwenden und den Hauptbuchabgleich automatisch durchführen. Mit einigen der höherwertigen Analysen, wie in unserem Verified Insights-Modell, können Veränderungen im Kassenbestand verfolgt werden: Höchst- und Tiefststände, große und ungewöhnliche Transaktionen, die alle im Rahmen einer Risikobewertung oder einer Going-Concern-Bewertung während des gesamten Prüfungsverlaufs verwendet werden können.
Fazit: Die Hürden bei der Implementierung von Technologie
Das bringt uns zur zweiten Umfrage, die im Webinar besprochen wurde. Die gestellte Frage lautete: „Was ist Ihre größte Herausforderung bei der Implementierung von Technologie zur Datenerfassung?“
Daraufhin stimmten 36 % der Befragten für die Bewertung des ROI, 25 % für die Zustimmung des Kunden, 24 % wählten die Suche nach dem richtigen Anbieter und 15 % nannten die Mitarbeitermotivation.
Daraus lässt sich schließen, dass trotz des gestiegenen Interesses an Open Banking-Lösungen für einige Unternehmen immer noch (vermeintliche?) Hürden bestehen, vielleicht unnötigerweise.
Schließlich wird sich der ROI durch die auf Prüfungsakten eingesparte Zeit und die anschließende Investition in tiefere Analysen, die Kunden zu schätzen wissen, zeigen. Die Zustimmung der Kunden wird einfacher, da sowohl Kunden als auch Prüfungsteams immer bereitwilliger auf Technologie zurückgreifen. Die Suche nach dem richtigen Anbieter – oder die Entscheidung, die Infrastruktur intern aufzubauen – wird durch die große Auswahl an verfügbaren Optionen und das erneute und wachsende Vertrauen sowie die positive Einstellung gegenüber Technologie erleichtert. Schließlich die Mitarbeitermotivation: Wie sowohl Greg als auch Bethany erwähnten, werden Teams neue Technologien annehmen, wenn sich zeigt, dass sie Prozesse vereinfachen. Mit der richtigen Schulung lässt sich dieser Punkt leicht beheben.
Was kommt als Nächstes? Zukunftsorientierte Unternehmen, die neue technologische Möglichkeiten nutzen, befinden sich in einer idealen Position: Optionen zur Auswahl, Beispiele von anderen Unternehmen, die diese Veränderungen erfolgreich umgesetzt haben, und viel Wissensaustausch, der sie leiten kann.
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Zukunftsorientierte Unternehmen, die neue technologische Möglichkeiten nutzen, befinden sich in einer idealen Ausgangsposition: Sie haben eine Vielzahl von Optionen zur Auswahl, können auf Beispiele anderer Unternehmen zurückgreifen, die diese Veränderungen erfolgreich umgesetzt haben, und profitieren von einem umfangreichen Wissensaustausch, der ihnen als Orientierung dient.
