Vom Kunden bereitgestellte Unterlagen (PBC) sind ein wesentlicher Bestandteil von Buchhaltungs- und Prüfungsaufträgen, bei denen Kunden eine Reihe von Dokumenten wie Hauptbücher, Verträge, Kontoauszüge, Rechnungen und Belege bereitstellen müssen, um Aufträge abzuschließen.
Ob es sich dabei um Lohnbuchhaltung, Umsatzsteuer, Jahresabschlüsse, Körperschaftsteuererklärungen oder Prüfungen handelt, Buchhaltungsexperten benötigen zeitnahen und vollständigen Zugriff auf relevante Dokumente.
Obwohl die meisten Unternehmen derzeit PBC-Prozesse nutzen, könnten viele Praxen von einer stärkeren Effizienzoptimierung profitieren. Frustrierenderweise verwenden viele Unternehmen immer noch papierbasierte Prüfpfade und müssen Akten physisch prüfen oder Dokumente zum Scannen anfordern. Das stückweise und manuelle Einholen von Anfragen per E-Mail oder über verschiedene Repositories kann dezentrale oder isolierte Systeme schaffen, die die Zusammenarbeit und den Fortschritt behindern können.
Die Nutzung von Circits PBC Client Collaboration bietet viele Vorteile, darunter Möglichkeiten für eine bessere Zusammenarbeit mit Kunden, optimierte Prozesse, hohe Datensicherheit und eine beispiellose Transparenz über den Status von Prüfungsaufträgen.
Optimierte Kundenkollaboration
PBC Client Collaboration verlagert PBC weg von E-Mails und auf eine zentralisierte Plattform, auf der alle Anfragen und Kommunikationen von einem einzigen Ort aus verwaltet werden können.
Kunden, die Circits Client Collaboration Plattform nutzen, können Dokumente hochladen und auf Anfragen innerhalb der Plattform antworten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Buchhaltern, da Kommunikationen und Dokumente zentral gespeichert werden, anstatt über Ad-hoc-E-Mails versendet zu werden.
Anfragen können aus Standardabfragen ausgewählt oder zur Wiederverwendung durch Buchhalter und Prüfer erstellt werden. Neue Abfragen können über die Plattform hinzugefügt werden, mit der Möglichkeit, CSV-Dateien für von Grund auf neu erstellte Listen hochzuladen.
Sie können PBC-Listen entweder nach bestimmten Kunden oder nach der Art des Auftrags einrichten. Zum Beispiel können Sie eine PBC-Anfragevorlage für Lohnbuchhaltungsaufträge erstellen, die nach Formularen für Neueintritte, Unterlagen für Austritte und Änderungen an Pensionsplänen fragt. Dies gewährleistet die Konsistenz und Replizierbarkeit von Prozessen, was die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Auszubildender erleichtert. Diese Abfragen können auch von der Geschäftsleitung in großen Mengen bearbeitet werden, falls es spezifische Nuancen für einzelne Kunden gibt.
Das Onboarding für Kunden wird durch die Möglichkeit erleichtert, Kunden gebrandete E-Mails und Anleitungsvideos zu senden, die die Funktionsweise der Plattform erklären.
Zeitersparnis
Circits PBC Client Collaboration führt zu erheblichen Zeitersparnissen.
Eine klare Übersicht über den Status jedes angeforderten Dokuments minimiert die Notwendigkeit, Erinnerungen für ausstehende Dateien zu senden. Anfragen und Aufgaben werden den Mitgliedern der Kunden- und Buchhalterteams klar zugewiesen. Sobald Anfragen beantwortet wurden, können sie in einen eingereichten Bereich zur Überprüfung durch den Buchhalter verschoben werden, und es ist für beide Parteien einfach zu sehen, was noch aussteht.
Zusätzlich können Anforderungslisten für die Wiederverwendung übernommen werden. Dies kann für Jahresendarbeiten wie Jahresabschlüsse und Prüfungen nützlich sein, bei denen die Anforderungsliste voraussichtlich Jahr für Jahr ähnlich ist. Zentralisierte Kommunikationen und Dokumente sparen auch Zeit beim Abschluss von Aufträgen, da die Mitglieder des Buchhaltungsteams Zugriff auf alles an einem Ort haben, was die Notwendigkeit der Informationssuche reduziert.
Diese Zeitersparnis führt zu einem schnelleren Abschluss von Aufträgen und profitableren Projekten durch die Reduzierung der Gemeinkosten für die Kundenbetreuung.
Sicherheit
Leider nehmen E-Mail-Phishing-Angriffe zu, insbesondere seit der Pandemie, wobei Einzelpersonen dazu verleitet werden, vertrauliche Daten preiszugeben, die Kriminelle für betrügerische Zwecke nutzen können.
Mit Circit können Unternehmen von E-Mails wegkommen, da alle Kommunikationen und Dokumentenübertragungen sicher innerhalb der Plattform stattfinden.
Daten werden mit erstklassigen Verschlüsselungs- und Schlüsselverwaltungstechniken vollständig verschlüsselt, wobei die Plattform ISO 27001-zertifiziert ist, dem Goldstandard für internationale Sicherheitsstandards.
Dies gibt Buchhaltern und Kunden die volle Gewissheit, dass sie sensible Daten wie persönliche Daten von Mitarbeitern, Bankkontoinformationen und Lieferantenrechnungen teilen können. Abfragen können auch für bestimmte Mitglieder des Kundenteams gesperrt werden, um den Zugriff auf sensible Daten einzuschränken.
Beispiellose Transparenz
Den Überblick über den Status von Aufträgen zu behalten, ist selbst unter den besten Umständen eine Herausforderung, und das Versäumen einer Frist kann negative Auswirkungen für Mandanten und Steuerberater haben.
Die neue Umsatzsteuer-Strafregelung, die im Januar dieses Jahres eingeführt wurde, ist ein punktebasiertes System, und wiederholte verspätete Einreichungen und Zahlungen können zu erheblichen Bußgeldern führen. Es ist daher wichtiger denn je, Transparenz über die Aufträge zu haben, damit diese pünktlich abgeschlossen werden und um starke Mandantenbeziehungen aufrechtzuerhalten.
Mit PBC Client Collaboration erhalten Sie sofortige Transparenz über Ihr gesamtes Mandantenportfolio hinsichtlich des Status und Fortschritts von Mandantenaufträgen. Dies zeigt auf, wo Anfragen nach Dokumenten und Daten (nach Typen, einschließlich Bestätigungsanfragen und Vollmachten) eskaliert werden müssen, und macht die Ressourcenplanung für Engagements überschaubarer. Zum Beispiel kann ein Auftrag mit einer bevorstehenden Frist und einer Last-Minute-Einreichung von Belegdokumenten erfordern, dass kurzfristig mehrere Teammitglieder der Aufgabe zugewiesen werden. In solchen Fällen können ausstehende Anfragen diesen Mitarbeitern neu zugewiesen werden.
Anfragen können auch nach verschiedenen Ansichten gefiltert werden, einschließlich nach eingereicht, abgeschlossen und überfällig.
PBC Client Collaboration in Aktion erleben
Dies sind nur einige Beispiele, wie PBC Client Collaboration die Zusammenarbeit mit Mandanten sicher verbessern und optimieren kann.
Um zu erfahren, was es für Ihre Kanzlei tun kann, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
