Les documents fournis par le client (PBC) sont un élément essentiel des missions de comptabilité et d'audit qui exigent des clients qu'ils fournissent une série de documents, tels que des grands livres, des contrats, des relevés bancaires, des factures et des reçus, pour mener à bien leurs travaux.
Qu'il s'agisse de la paie, de la TVA, des comptes annuels, de l'impôt sur les sociétés ou des audits, les professionnels de la comptabilité ont besoin d'un accès rapide et complet à la documentation pertinente.
Bien que la plupart des entreprises exploitent actuellement les processus PBC, de nombreuses pratiques pourraient bénéficier d'une plus grande optimisation de l'efficacité. Il est frustrant de constater que de nombreuses entreprises utilisent encore des pistes d'audit papier et doivent inspecter physiquement les dossiers ou demander à ce que les documents soient scannés. L'approvisionnement des demandes au coup par coup et manuellement par courrier électronique ou par le biais de divers référentiels peut créer des systèmes décentralisés ou cloisonnés qui peuvent entraver la collaboration et les progrès.
L'utilisation de PBC Client Collaboration de Circit présente de nombreux avantages, notamment une meilleure collaboration avec les clients, des processus rationalisés, une grande sécurité des données et une visibilité inégalée sur l'état d'avancement des missions d'audit.
Collaboration supérieure avec les clients
PBC Client Collaboration permet à PBC de s'affranchir du courrier électronique et de passer à une plateforme centralisée où toutes les demandes et communications peuvent être gérées à partir d'un seul endroit.
Les clients qui utilisent la plateforme de collaboration client de Circit peuvent télécharger des documents et répondre à des demandes à l'intérieur de la plateforme. Cela facilite la collaboration entre les clients et les comptables car les communications et les documents sont stockés de manière centralisée au lieu d'être envoyés par des courriels ad hoc.
Les demandes peuvent être sélectionnées à partir des requêtes par défaut ou créées pour être réutilisées par les comptables et les auditeurs. De nouvelles requêtes peuvent être ajoutées via la plateforme, avec la possibilité de télécharger des fichiers CSV pour les listes créées de toutes pièces.
Vous pouvez choisir de créer des listes PBC basées sur des clients spécifiques ou sur le type de travail. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de demande PBC pour les missions de paie qui demande des formulaires pour les nouveaux arrivants, des documents pour les départs et des changements dans les régimes de retraite. Cela garantit la cohérence et la reproductibilité des processus, ce qui facilite les choses lorsque de nouveaux employés ou stagiaires sont embauchés. Ces requêtes peuvent également être éditées en masse par les cadres supérieurs s'il existe des nuances spécifiques pour certains clients.
L'intégration des clients est facilitée par la possibilité d'envoyer aux clients des courriels de marque et des vidéos d'instruction expliquant le fonctionnement de la plateforme.
Gagner du temps
La collaboration client PBC de Circit génère des gains de temps significatifs.
Une visibilité claire sur le statut de chaque document demandé minimisera la nécessité d'envoyer des messages de relance pour les dossiers en suspens. Les questions et les tâches sont clairement attribuées aux membres de l'équipe du client et du comptable. Lorsque les questions ont reçu une réponse, elles peuvent être déplacées vers une section soumise à l'examen du comptable et il est facile pour les deux parties de voir ce qui est en suspens.
En outre, les listes de demandes peuvent être reportées pour être réutilisées. Cela peut être utile pour les travaux de fin d'année, tels que les comptes annuels et les audits, où la liste de demandes est susceptible d'être similaire d'une année sur l'autre. La centralisation des communications et des documents permet également de gagner du temps dans l'exécution des tâches, car les membres de l'équipe comptable ont accès à tous les documents en un seul endroit, ce qui réduit la nécessité de rechercher des informations.
Ce gain de temps permet d'achever plus rapidement les travaux et de réaliser des missions plus rentables grâce à la réduction des frais généraux liés à la prestation de services aux clients.
Sécurité
Malheureusement, les attaques par hameçonnage se sont multipliées, en particulier depuis la pandémie, les personnes étant incitées à partager des données confidentielles que les criminels peuvent utiliser à des fins frauduleuses.
Avec Circit, les entreprises peuvent s'affranchir du courrier électronique, toutes les communications et les transferts de documents s'effectuant en toute sécurité au sein de la plateforme.
Les données sont entièrement cryptées à l'aide de techniques de cryptage et de gestion des clés de premier ordre. La plateforme est certifiée ISO 27001, l'étalon-or des normes de sécurité internationales.
Les comptables et les clients peuvent ainsi partager en toute confiance des données sensibles, telles que les données personnelles des employés, les informations sur les comptes bancaires et les factures des fournisseurs. Les requêtes peuvent également être verrouillées pour des membres spécifiques de l'équipe du client afin de restreindre l'accès aux données sensibles.
Une visibilité inégalée
Se tenir au courant de l'état d'avancement des travaux est un défi dans le meilleur des cas, et le non-respect d'une échéance peut avoir des conséquences négatives pour les clients et les comptables.
Le nouveau régime de sanctions en matière de TVA, introduit en janvier de cette année, est un système de points et les retards de déclaration et de paiement récurrents peuvent donner lieu à des amendes importantes. Il est donc plus important que jamais d'avoir une visibilité sur les travaux, afin qu'ils soient terminés à temps et que les relations avec les clients restent solides.
Avec PBC Client Collaboration, vous pouvez obtenir une visibilité instantanée sur l'état et l'avancement des travaux de vos clients dans l'ensemble de votre portefeuille de clients. Cela permet de savoir où les demandes de documents et de données (par type, y compris les demandes de confirmation et les lettres d'autorisation) doivent être transmises à l'échelon supérieur et de mieux gérer l'affectation des ressources pour les missions. Par exemple, dans le cas d'une mission dont l'échéance est imminente et pour laquelle les documents justificatifs doivent être soumis à la dernière minute, il peut être nécessaire d'affecter quelques membres de l'équipe à la mission dans les plus brefs délais. Dans ce cas, les demandes en suspens peuvent être réaffectées à ces membres du personnel.
Les demandes peuvent également être filtrées dans différentes vues, notamment par demande soumise, complète et en retard.
Voir la collaboration des clients de PBC en action
Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont PBC Client Collaboration peut améliorer et rationaliser les engagements des clients en toute sécurité.
Pour en savoir plus sur ce qu'il peut faire pour votre entreprise, demandez une démonstration.
