Technologie wordt wereldwijd omarmd door accountantskantoren. Bij Circit werken we samen met accountantskantoren die het voortouw nemen en processen implementeren binnen hun teams. John Toon, Hoofd Technologiestrategie bij Beever and Struthers, schoof bij ons aan voor een discussie als onderdeel van een fireside chat tijdens ons recente webinar over ‘Auditprocessen verbeteren: Hoe technologie innovatie stimuleert.’
Eerder deze zomer, werd John geïnterviewd door ICAEW in een artikel dat gericht was op technologische uitdagingen en kansen in de audit. Als gerespecteerde stem over dit onderwerp werden Johns expertise en input zeer gewaardeerd tijdens onze fireside chat.
We behandelden vijf belangrijke onderwerpen: klantverwachtingen, teamverwachtingen, analyses, automatiseringen en Open Banking. Nu we de drukke periode ingaan, is het relevanter dan ooit geworden om al deze auditelementen te overwegen, en hoe technologie deze kan ondersteunen, beïnvloeden en vooruithelpen.
We hebben de 5 belangrijkste inzichten uit elk van de onderwerpen samengesteld voor auditmanagers. Het volledige webinar is verderop deze pagina te bekijken.
Wat is Open Banking?
Voordat we beginnen, wilden we nogmaals benadrukken wat Open Banking is en wat de implicaties zijn voor de audit.
Open Banking, of PSD2, bestaat al sinds 2016. Het idee erachter is om de concurrentie, innovatie en veiligheid in de bankensector te vergroten, en ons te laten overstappen op een meer gedigitaliseerde manier van werken.
Wat is onze rol hierin? Circit is een Accountinformatiedienstverlener (AISP) en we zijn rechtstreeks goedgekeurd door de Centrale Bank en de Financial Conduct Authority. Onder Open Banking kunnen we via API-verbindingen rechtstreeks verbinding maken met banken. Dit betekent dat we directe toegang tot saldi en transacties, wat zorgt voor een hoger vertrouwensniveau omdat kassaldi kunnen worden bevestigd en de continuïteit kan worden beoordeeld tot het moment van ondertekening van de audit.
Inzicht 1: Klantverwachtingen
Conclusie: Covid heeft de verwachtingen van klanten omgevormd tot een digitale mindset waarbij ze steeds vaker verwachten auditgegevens voorafgaand aan de opdracht aan te leveren. Van door de klant aangeleverde lijsten tot grootboekdatasets, kunnen accountantskantoren de huidige verschuiving benutten als een kans om de bedrijfsvoering te stroomlijnen, door klanten vroegtijdig en digitaal te betrekken.
Johns inzichten: “Steeds meer klanten wilden na Covid dat we digitaal te werk gingen – ze geven de voorkeur aan die aanpak. In plaats van een hele lange lijst met benodigdheden, kunnen ze zaken op hun eigen tijd afhandelen.
Daarnaast is er een algemeen besef dat analyses een onderdeel worden van het auditproces. We zien langzaam maar zeker dat klanten zich hierin verdiepen en ons vragen hoe onze analytische benadering van de audit eruit zal zien en welke tools we gebruiken. Het is goed dat er producten zoals Circit beschikbaar zijn die ons kunnen ondersteunen op het analytische vlak.”
Inzicht 2: Teamuitvoering
Conclusie: Belanghebbenden binnen het team moeten vroegtijdig betrokken worden. De belangrijkste vraag die vóór de implementatie beantwoord moet worden, is: “Wat moet het team weten en doen?”.
De introductie van nieuwe technologie creëert kansen om processen uit te dagen en nieuwe transformerende middelen te identificeren, maar uiteindelijk moet de focus liggen op het verhogen van de auditkwaliteit. Technologie kan auditprofessionals in staat stellen het werk te doen waarvoor ze gekwalificeerd zijn, door hun tijd weg te halen van handmatige taken en hen meer ruimte te geven om zich te richten op inzichten en adviesdiensten voor klanten.
Johns inzichten:
“Toen we Circit zagen, waren we overweldigd door wat het kon doen. Maar we moesten een stap terug doen en nadenken over hoe we naar het proces moesten kijken: wie zijn de belangrijkste mensen om erbij te betrekken? Hoe verzamelen we de informatie die we nodig hebben en hoe krijgen we die in het systeem? Hoe maken we de implementatie zo eenvoudig mogelijk? We hebben contact opgenomen met onze interne belanghebbenden (auditteam, auditmanagers, partners) en gekeken hoe we dingen konden verbeteren. We zijn ook na de implementatie niet gestopt; we hebben ervoor gezorgd dat we regelmatig controleerden en voortdurend opnieuw beoordeelden.”
Inzicht 3: Analyses
Conclusie: Data-analyse in audit is voorbij visualisaties aan het gaan in staaf- en cirkeldiagrammen. Kantoren, waaronder Beever and Struthers, verleggen de grenzen van data-analyse in de audit. Van het aannemen van datawetenschappers tot het benutten van Open API's, richten deze auditfirma's zich op klantbetrokkenheid om de G/L-gegevens van klanten, contante transacties en documentatie om te zetten in datasets, allemaal met als doel hun teams in staat te stellen analytischer en nieuwsgieriger te zijn bij het focussen op wat het belangrijkst is: auditkwaliteit.
Johns inzichten: “Als kantoor buiten de top 10 zijn we afhankelijk van methodologieleveranciers en verkopers op de markt om ons de tools te bieden die we nodig hebben om ons werk te doen en te voldoen aan de regelgeving. Als de methodologieleveranciers de technologische veranderingen niet bijhouden, terwijl de FRC en ICAEW van auditors verwachten dat ze dat wel doen, is er sprake van een misstap. Het is een uitdaging om dit te overwinnen.”
Inzicht 4: Automatisering
Conclusie: Automatisering is de toenemende mechanisatie en digitalisering van taken die historisch gezien handmatig en repetitief. Bedrijven kunnen beginnen met het onderzoeken hoe ze datasets rechtstreeks uit de bron kunnen verkrijgen. Dit kan vanuit het systeem van een klant of de contante transacties van een bank. Het verkrijgen van gegevens uit de bron met de hulp van Circit's Geverifieerde Transacties bijvoorbeeld, levert gestandaardiseerde formaten en creëert mogelijkheden om data-invoer in analysemodellen te verkennen in plaats van handmatige invoer of dataformattering.
Johns inzichten: “Voor al onze audits zullen we nu de GL-gegevens opnemen. We gaan steeds meer gebruikmaken van Open Banking-gegevens. Er zijn beperkingen omdat niet alle banken beschikbaar zijn, maar wat we steeds vaker proberen te doen, is die GL-gegevens koppelen aan de bankgegevens. Het is enorm krachtig en het neemt een aantal andere tests weg die we moesten uitvoeren.”
Inzicht 5: Open Banking
Conclusie: Open Banking is een belangrijke verschuiving die al gaande is. Belangrijke kansen zoals AML en het verifiëren van fondsen openen de beschikbare tools voor audits. Echter, geloofwaardigheid en vertrouwen zijn essentieel. Bij het overwegen van Open Banking Tools is het belangrijk om te weten of de leverancier een AISP (Account Information Service Provider) is. Deze gouden standaard geeft uw team en klanten onmiddellijk toegang tot degenen die direct gereguleerd zijn en kennis hebben van de informatiestroom.
Johns inzichten: “Het is belangrijk dat een accountinformatiedienstverlener (AISP) direct gereguleerd is, zoals Circit. Dat betekent dat bij het gebruik ervan de gegevens kunnen worden verkregen zonder via een volgende derde partij te gaan om de informatie te verzamelen. Het gebruik van een aggregator van derden kan verwarrend en uitdagend zijn voor klanten, die worden doorgestuurd naar een andere partij voordat ze bij de bank komen om gegevens te extraheren. Dat kan potentieel een geloofwaardigheids- en vertrouwensprobleem creëren.”
Conclusie
Uit gesprekken met marktleiders en toezichthouders hebben we bevestigd dat het onmiskenbaar is dat technologie bij auditprocessen is nu alomtegenwoordig. Van de aanstaande wijzigingen in ISQM1 tot landen die Open Banking omarmen, de mogelijkheden om nieuwe technologieën te omarmen zijn talrijk en potentieel ontmoedigend voor veel accountantskantoren. Er zijn specifieke uitdagingen te overwinnen bij de implementatie van nieuwe technologieën, met betrekking tot cliënten, auditteams, automatisering, analyses en het benutten van Open Banking.
Wanneer dit proces goed gepland en doordacht wordt uitgevoerd, zijn de voordelen op het gebied van tijdsbesparing en klanttevredenheid onmiskenbaar. Bij Circit zijn we verheugd om de vertrouwde technologie stack partner te zijn voor auditleiders wereldwijd.
