Hoe efficiënter samenwerken bij groepscontroles
Groepscontroles brengen complexiteiten met zich mee die een typische controle niet heeft, vanwege de organisatiestructuur en operationele processen van een cliënt. Deze doorgaans grotere opdrachten bieden ook belangrijke kansen om operationele efficiëntie in de controle te vinden en aan de cliënt te leveren. Deze efficiëntie kan worden bereikt door samen te werken tussen auditteams, zowel binnen dezelfde auditpraktijk als met andere auditpraktijken, en door componenten van de opdracht te beheren in verschillende bedrijfseenheden, vestigingsplaatsen of functionele gebieden, verspreid over entiteiten.
Allereerst moet alle bewijsmateriaal toegankelijk, up-to-date en georganiseerd zijn. Organisatie is van het grootste belang, maar met de enorme hoeveelheid informatie, bewijsmateriaal, documenten en betrokken personen kan dit moeilijk te realiseren zijn.
Ten tweede is er nauwe samenwerking nodig tussen een team van auditors, de groepsverantwoordelijke partner en de cliënten. Aangezien de betrokken auditors meestal van verschillende kantoren komen of in verschillende landen werken, wordt een centrale opslagplaats voor de documentatie die veilig en toegankelijk is voor cliënten een noodzaak.
Tot slot is er het element van beveiliging. Het alternatief voor een cliëntsamenwerkingsplatform is het versturen van e-mails. Gezien de gevoelige aard van de uitgewisselde informatie is dit niet wenselijk als het gaat om het voorkomen van datalekken en andere beveiligingsrisico's.
Deze drie elementen samen kunnen een groepscontrole complex maken en vereisen aanzienlijke planning, coördinatie en communicatie, niet alleen tussen de auditors, maar ook tussen de deel-auditteams en de cliënt.
In dit artikel leggen we uit hoe ons product, PBC Client Collaboration, al deze uitdagingen kan aanpakken en kan leiden tot een gestroomlijnd samenwerkingsproces voor groepscontroles, met tevreden cliënten als resultaat.
Hoe PBC Client Collaborations helpt bij groepscontroles
Het Client Collaboration product van Circit helpt bij het oplossen van enkele fundamentele uitdagingen bij groepscontroles. Het implementeren van een gecentraliseerd platform waar auditors, cliënten en alle belanghebbenden samenwerken, betekent dat informatie veilig wordt gedeeld tijdens het controleproces. Dat is nog maar het begin.
Overzicht behouden
Georganiseerd zijn is essentieel bij een groepscontrole. De groepsaccountant moet in staat zijn om te delegeren, te beheren en overzicht te houden – met zoveel verzoeken verdeeld over verschillende dochterondernemingen is dit cruciaal. De groepsaccountant moet het werk van de deelaccountant beoordelen en tegelijkertijd vertrouwen hebben in de uiteindelijke goedkeuring.
Client Collaboration biedt gemakkelijke toegang tot de grote verscheidenheid aan auditbewijsstukken. Auditors kunnen cliënten direct via het platform benaderen om documenten, updates van documenten of aanvullende informatie op te vragen. Realtime updates betekenen dat de nieuwste versie van een document altijd binnen handbereik is. Auditors die PBC Client Collaboration gebruiken, krijgen een gestructureerd en georganiseerd overzicht van het werk van de deelaccountant.
(Cliënt) Samenwerking
Een ander essentieel onderdeel van groepscontroles is transparantie: cliënten in staat stellen de informatie te zien die door auditors wordt opgevraagd en de voortgang van de controle te volgen. Dit kan cliënten helpen zich meer betrokken te voelen bij het proces en hen meer vertrouwen geven in de resultaten.
Dit gaat hand in hand met cliënttoegang tot documenten en het cliënten toestaan om documenten direct met auditors te uploaden en te delen, wat het controleproces kan stroomlijnen en het risico op fouten of vertragingen kan verminderen. PBC Client Collaboration biedt een gecentraliseerd platform voor communicatie tussen cliënten en auditors. Dit kan de noodzaak van heen-en-weer e-mails of telefoongesprekken verminderen en het voor beide partijen gemakkelijker maken om contact te houden.
Er zal een groepscontroller of CFO zijn die een compleet overzicht nodig heeft van hoeveel verzoeken openstaan, hoeveel zijn voltooid en hoeveel zijn ingediend. Het Circit-dashboard kan meerdere cliënten met meerdere auditors in één overzicht weergeven.
Het portaal stelt cliënten ook in staat om de voortgang van de controle in realtime te zien, inclusief welke taken zijn voltooid en welke nog openstaan. Dit kan cliënten helpen hun eigen werk effectiever te plannen en beter voorbereid te zijn op controlegerelateerde taken.
Beveiliging
Zonder een cliëntsamenwerkingsplatform zou één entiteit een e-mail als bewijs kunnen sturen naar een auditor die het op zijn beurt weer moet delen met een andere auditor. Er is veel communicatie gaande: auditors en auditors, auditors en cliënten, verschillende entiteiten... In plaats van veel e-mails met bijlagen die rondvliegen, biedt PBC Client Collaboration een veilig platform om informatie uit te wisselen en samen te werken.
Naadloze processen die cliënten gewend zijn
Met authenticaties voor directe toegang tot transactionele klantgegevens kunnen dit soort activa samen met de rest van de gegevens worden gecontroleerd. Aangezien de output een gestandaardiseerd bestand is, hoeft er geen extra tijd te worden besteed aan het voorbereiden van de bestanden voor verwerking.
Hoewel het verstrekken van deze autorisaties nieuw kan zijn voor sommige klanten, zegt James: “We nemen de druk bij de klant weg door te zeggen: ‘Hier is de link, geef ons gewoon uw goedkeuring en wij kunnen de benodigde informatie ophalen.’ Dat stroomlijnt het proces aanzienlijk, in tegenstelling tot het wachten op de levering van csv-bestanden of het ontvangen van een lappendeken aan pdf-afschriften. Het is veel efficiënter om die gegevens en bankafstemmingen in hetzelfde formaat te ontvangen.”
Bij het opzetten van onafhankelijk verkregen gegevens moeten bedrijven er eerst voor zorgen dat klanten duidelijk weten wat ze moeten doen.
“We vinden de video's die Circit hierover heeft gemaakt erg nuttig. We kunnen deze naar een klant sturen en hen voorbereiden op wat er gaat gebeuren en hoe het eruit zal zien. Een deel van ons werk bij het Forensics Team richt zich op fraudebewustzijn, dus we begrijpen waarom klanten sceptisch zijn wanneer ze een e-mail ontvangen waarin hen wordt gevraagd een autorisatie goed te keuren. Circit heeft ons geholpen die samenwerking naadlozer te maken.”
Aan de slag met PBC Client Collaboration
Accountantskantoren zoals PKF en Grant Thornton gebruiken het Circit-platform al om groepscontroles te stroomlijnen bij dochterondernemingen in Frankrijk, het VK, Nederland, India en daarbuiten.
Geïnteresseerd in het veilig, collaboratief en georganiseerd maken van groepscontroles?
Lees meer over PBC Client Collaboration.
