Comment collaborer plus efficacement lors des audits de groupe
Les audits de groupes présentent des complexités dues à la structure organisationnelle et aux processus opérationnels d'un client, ce qui n'est pas le cas d'un audit classique. Ces missions, généralement de plus grande envergure, offrent également des opportunités clés pour trouver des gains d'efficacité opérationnelle en matière d'audit et les mettre à la disposition du client. Celles-ci peuvent être trouvées en travaillant avec des équipes d'audit, que ce soit au sein du même cabinet d'audit ou avec d'autres cabinets d'audit, en gérant des éléments de la mission dans diverses unités commerciales, domiciles ou domaines fonctionnels, dans toutes les entités.
Tout d'abord, tous les documents de preuve doivent être accessibles, à jour et organisés. L'organisation est de la plus haute importance, mais compte tenu du volume d'informations, de preuves, de documents et de personnes impliquées, il peut être difficile d'y parvenir.
Deuxièmement, une collaboration étroite entre l'équipe d'auditeurs, l'associé responsable de la mission et les clients est nécessaire. Étant donné que les auditeurs concernés appartiennent généralement à des cabinets différents ou travaillent dans des pays différents, il est nécessaire de disposer d'un référentiel central pour la documentation, qui soit sécurisé et accessible par les clients.
Enfin, il y a l'élément de sécurité. L'alternative à une plateforme de collaboration avec les clients est l'envoi de courriers électroniques. Compte tenu de la nature sensible des informations échangées, cette solution n'est pas souhaitable lorsqu'il s'agit de prévenir les violations de données et autres risques de sécurité.
Ces trois éléments combinés peuvent rendre un audit de groupe complexe et exiger une planification, une coordination et une communication importantes, non seulement entre les auditeurs, mais aussi entre les équipes d'audit qui les composent et le client.
Dans cet article, nous expliquerons comment notre produit, PBC Client Collaboration, peut relever tous ces défis et aboutir à un processus d'audit de groupe rationalisé et collaboratif, avec des clients satisfaits à la clé.
Comment PBC Client Collaborations contribue aux audits de groupe
Le produit Client Collaboration de Circit aide à résoudre certains des défis fondamentaux de l'audit de groupe. La mise en œuvre d'une plateforme centralisée où les auditeurs, les clients et toutes les parties prenantes travaillent ensemble signifie que les informations sont partagées en toute sécurité pendant le processus d'audit. Ce n'est qu'un début.
Maintien de la surveillance
L'organisation est la clé d'un audit de groupe. L'auditeur du groupe doit être en mesure de déléguer, de gérer et de garder le contrôle - avec autant de demandes réparties dans différentes filiales, c'est crucial. L'auditeur du groupe doit revoir le travail de l'auditeur de la composante tout en étant confiant dans l'approbation finale.
La collaboration avec les clients permet d'accéder facilement à une grande variété de documents de preuve d'audit. Les auditeurs peuvent contacter les clients directement sur la plateforme pour demander des documents, des mises à jour de documents ou des informations supplémentaires. Grâce aux mises à jour en temps réel, la dernière version d'un document est toujours disponible. Les auditeurs qui utilisent PBC Client Collaboration obtiennent une vue d'ensemble structurée et organisée du travail de l'auditeur composant.
Collaboration (client)
Un autre élément essentiel des audits de groupe est la transparence : permettre aux clients de voir les informations demandées par les auditeurs et de suivre l'évolution de l'audit. Cela peut aider les clients à se sentir plus impliqués dans le processus et leur donner une plus grande confiance dans les résultats.
Cela va de pair avec l'accès des clients aux documents et la possibilité pour eux de télécharger et de partager des documents directement avec les auditeurs, ce qui peut contribuer à rationaliser le processus d'audit et à réduire le risque d'erreurs ou de retards. PBC Client Collaboration fournit une plateforme centralisée pour la communication entre les clients et les auditeurs. Cela peut réduire le nombre de courriels ou d'appels téléphoniques et permettre aux deux parties de rester plus facilement en contact.
Il y aura un contrôleur financier de groupe ou un directeur financier qui aura besoin d'une vue d'ensemble complète du nombre de demandes en suspens, du nombre de demandes complétées et du nombre de demandes soumises. Le tableau de bord de Circit peut accueillir plusieurs clients avec plusieurs auditeurs, dans une seule vue d'ensemble.
Le portail permet également aux clients de voir l'état d'avancement de l'audit en temps réel, y compris les tâches qui ont été accomplies et celles qui sont encore en suspens. Cela peut aider les clients à planifier plus efficacement leur propre travail et à être mieux préparés aux tâches liées à l'audit.
Sécurité
Sans plateforme de collaboration avec les clients, une entité peut envoyer un courriel comme preuve à un auditeur qui, à son tour, doit le partager avec un autre auditeur. Les communications sont nombreuses : auditeurs et auditeurs, auditeurs et clients, entités différentes... Au lieu d'envoyer de nombreux courriels avec des pièces jointes, PBC Client Collaboration fournit une plateforme sécurisée pour échanger et collaborer sur les informations.
Des processus transparents que les clients connaissent
Grâce aux authentifications permettant un accès direct aux données transactionnelles des clients, ces types d'actifs peuvent être vérifiés en même temps que le reste des données. Le résultat étant un fichier standardisé, il n'est pas nécessaire de passer plus de temps à préparer les fichiers pour qu'ils soient prêts à être utilisés.
Bien que la fourniture de ces autorisations puisse être nouvelle pour certains clients, comme le dit James : "Nous soulageons le client en lui disant : 'Voici le lien, donnez-nous votre approbation et nous pourrons prendre les informations dont nous avons besoin'. Cela simplifie vraiment le processus, contrairement à l'attente de la livraison de fichiers csv ou à la réception d'un ensemble disparate de relevés pdf. Il est beaucoup plus efficace d'obtenir ces données et les rapprochements bancaires dans le même format."
Lors de la mise en place de données d'origine indépendante, les entreprises doivent d'abord s'assurer que les clients savent clairement ce qu'ils doivent faire.
"Nous trouvons très utiles les vidéos que Circit a produites à ce sujet. Nous pouvons les envoyer à un client et le préparer à ce qui va se passer ensuite et à quoi cela va ressembler. Une partie de notre travail au sein de l'équipe Forensics porte sur la sensibilisation à la fraude, et nous comprenons donc pourquoi les clients sont sceptiques lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant d'approuver une autorisation. Circit nous a aidés à rendre cette collaboration plus transparente".
Démarrer avec PBC Client Collaboration
Des cabinets d'audit tels que PKF et Grant Thornton utilisent déjà la plateforme Circit pour rationaliser les audits de groupe dans les filiales en France, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas, en Inde, etc.
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