Wie man bei Konzernabschlussprüfungen effizienter zusammenarbeitet
Konzernabschlussprüfungen weisen Komplexitäten auf, die sich aus der Organisationsstruktur und den operativen Prozessen eines Mandanten ergeben, die bei einer typischen Prüfung nicht gegeben sind. Diese typischerweise größeren Aufträge bieten auch wichtige Möglichkeiten, operative Prüfungseffizienzen zu finden, die dem Mandanten einen Mehrwert liefern. Diese können gefunden werden, wenn man über Prüfungsteams hinweg zusammenarbeitet, sei es innerhalb derselben Prüfungsgesellschaft oder mit anderen Prüfungsgesellschaften, und dabei Komponenten des Auftrags in verschiedenen Geschäftsbereichen, Domizilen oder Funktionsbereichen über verschiedene Einheiten hinweg verwaltet.
Zunächst einmal muss die gesamte Nachweisdokumentation zugänglich, aktuell und organisiert sein. Organisation ist von größter Bedeutung, doch angesichts der schieren Menge an Informationen, Nachweisen, Dokumenten und beteiligten Personen kann dies schwer zu erreichen sein.
Zweitens ist eine enge Zusammenarbeit zwischen einem Team von Prüfern, dem Konzernprüfungspartner und den Mandanten erforderlich. Da die beteiligten Prüfer in der Regel von verschiedenen Firmen stammen oder in verschiedenen Ländern arbeiten, wird ein zentrales, sicheres und für Mandanten zugängliches Repository für die Dokumentation unerlässlich.
Schließlich kommt der Aspekt der Sicherheit ins Spiel. Die Alternative zu einer Mandanten-Kollaborationsplattform ist das Versenden von E-Mails. Angesichts der sensiblen Natur der ausgetauschten Informationen ist dies im Hinblick auf die Vermeidung von Datenlecks und anderen Sicherheitsrisiken nicht wünschenswert.
Diese drei Elemente zusammen können eine Konzernabschlussprüfung komplex machen und erfordern erhebliche Planung, Koordination und Kommunikation, nicht nur zwischen den Prüfern, sondern auch zwischen den Teilprüfungsteams und dem Mandanten.
In diesem Artikel erklären wir, wie unser Produkt, PBC Client Collaboration, all diese Herausforderungen bewältigen kann und zu einem optimierten, kollaborativen Konzernprüfungsprozess mit zufriedenen Mandanten führt.
Wie PBC Client Collaborations bei Konzernabschlussprüfungen hilft
Das Client Collaboration Produkt von Circit hilft, einige der grundlegenden Herausforderungen bei Konzernabschlussprüfungen zu lösen. Die Implementierung einer zentralisierten Plattform, auf der Prüfer, Mandanten und alle Stakeholder zusammenarbeiten, bedeutet, dass Informationen während des Prüfungsprozesses sicher ausgetauscht werden. Das ist aber nur der Anfang.
Überblick bewahren
Organisation ist bei einer Konzernabschlussprüfung entscheidend. Der Konzernprüfer muss in der Lage sein zu delegieren, zu verwalten und den Überblick zu behalten – angesichts der vielen Anfragen, die auf verschiedene Tochtergesellschaften verteilt sind, ist dies von entscheidender Bedeutung. Der Konzernprüfer muss die Arbeit des Teilprüfers überprüfen und sich gleichzeitig auf die endgültige Freigabe verlassen können.
Client Collaboration bietet einfachen Zugriff auf die vielfältigen Prüfungsnachweise. Prüfer können Mandanten direkt auf der Plattform kontaktieren, um Dokumente, Aktualisierungen von Dokumenten oder zusätzliche Informationen anzufordern. Echtzeit-Updates bedeuten, dass die neueste Version eines Dokuments immer verfügbar ist. Prüfer, die PBC Client Collaboration nutzen, erhalten einen strukturierten und organisierten Überblick über die Arbeit des Teilprüfers.
(Mandanten-)Zusammenarbeit
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil von Konzernabschlussprüfungen ist Transparenz: Mandanten zu ermöglichen, die von den Prüfern angeforderten Informationen einzusehen und den Fortschritt der Prüfung zu verfolgen. Dies kann Mandanten helfen, sich stärker in den Prozess eingebunden zu fühlen und ihnen größeres Vertrauen in die Ergebnisse geben.
Dies geht Hand in Hand mit dem Mandantenzugriff auf Dokumente und der Möglichkeit für Mandanten, Dokumente direkt mit Prüfern hochzuladen und zu teilen, was den Prüfungsprozess optimieren und das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen reduzieren kann. PBC Client Collaboration bietet eine zentralisierte Plattform für die Kommunikation zwischen Mandanten und Prüfern. Dies kann den Bedarf an hin- und hergehenden E-Mails oder Telefonanrufen reduzieren und es beiden Parteien erleichtern, in Kontakt zu bleiben.
Es wird einen Konzern-Finanzcontroller oder CFO geben, der einen vollständigen Überblick darüber benötigt, wie viele Anfragen offen, wie viele abgeschlossen und wie viele eingereicht wurden. Das Circit-Dashboard kann mehrere Mandanten mit mehreren Prüfern in einer einzigen Übersicht abbilden.
Das Portal ermöglicht es Mandanten auch, den Fortschritt der Prüfung in Echtzeit zu verfolgen, einschließlich der Aufgaben, die abgeschlossen wurden und derer, die noch offen sind. Dies kann Mandanten helfen, ihre eigene Arbeit effektiver zu planen und besser auf prüfungsbezogene Aufgaben vorbereitet zu sein.
Sicherheit
Ohne eine Mandanten-Kollaborationsplattform könnte eine Einheit eine E-Mail als Nachweis an einen Prüfer senden, der diese wiederum mit einem anderen Prüfer teilen müsste. Es findet viel Kommunikation statt: Prüfer und Prüfer, Prüfer und Mandanten, verschiedene Einheiten... Anstatt dass viele E-Mails mit Anhängen herumfliegen, bietet PBC Client Collaboration eine sichere Plattform zum Austausch und zur Zusammenarbeit an Informationen.
Nahtlose Prozesse, die Mandanten vertraut sind
Mit Authentifizierungen für den direkten Zugriff auf Transaktionsdaten von Kunden können diese Arten von Vermögenswerten zusammen mit den übrigen Daten geprüft werden. Da die Ausgabe eine standardisierte Datei ist, muss keine zusätzliche Zeit aufgewendet werden, um die Dateien für die Bearbeitung vorzubereiten.
Auch wenn die Bereitstellung dieser Genehmigungen für einige Kunden neu sein mag, sagt James: „Wir entlasten den Kunden, indem wir sagen: ‚Hier ist der Link, geben Sie uns einfach Ihre Zustimmung, und wir können die benötigten Informationen abrufen.‘ Das rationalisiert den Prozess erheblich, anstatt auf die Lieferung von CSV-Dateien zu warten oder einen Flickenteppich von PDF-Auszügen zu erhalten. Es ist viel effizienter, diese Daten und Bankabstimmungen im selben Format zu erhalten.“
Bei der Einrichtung von unabhängig beschafften Daten müssen Unternehmen zunächst sicherstellen, dass die Kunden genau wissen, was sie tun müssen.
„Wir finden die Videos, die Circit dazu erstellt hat, sehr hilfreich. Wir können diese an einen Kunden senden und ihn darauf vorbereiten, was als Nächstes passiert und wie es aussehen wird. Ein Teil unserer Arbeit im Forensics Team befasst sich mit Betrugsprävention, daher verstehen wir, warum Kunden skeptisch sind, wenn sie eine E-Mail erhalten, in der sie um die Genehmigung einer Autorisierung gebeten werden. Circit hat uns geholfen, diese Zusammenarbeit reibungsloser zu gestalten.“
Erste Schritte mit der PBC-Kollaboration mit Kunden
Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie PKF und Grant Thornton nutzen bereits die Circit-Plattform, um Konzernprüfungen über Tochtergesellschaften in Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden, Indien und weiteren Ländern hinweg zu optimieren.
Möchten Sie Konzernprüfungen sicher, kollaborativ und organisiert gestalten?
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