Défi

Retards d'audit

Traceurs Excel et fils de discussion

Heures facturables perdues

Client tendu
Collaboration

FSWR Avant Circit

Les listes de demandes étaient envoyées aux clients les plus importants sous forme de fichiers Excel et souvent à plusieurs parties du côté de l'auditeur et du client.

Avec les petits clients, il n'y avait pas de processus standardisé. Les questions soulevées faisaient l'objet d'un échange de courriels jusqu'à ce qu'elles soient résolues. La visibilité limitée et le croisement des communications conduisaient souvent à un processus inefficace, ainsi qu'à une expérience client non conforme à l'ambition de l'ASF.

Pour la procédure de confirmation, des lettres, des fax et d'autres méthodes ont été utilisés. Un logiciel Excel a été utilisé pour suivre les progrès et l'état d'avancement.

Le suivi des fournisseurs prenait du temps en cas de problème et la visibilité était faible, aucune piste d'audit n'étant créée.

La signature des documents était un processus papier dans l'ensemble de l'entreprise, reposant sur des personnes qui assuraient le suivi pour vérifier les documents reçus et estimer les délais d'exécution. Les erreurs s'accumulaient et retardaient les travaux ultérieurs".

SOLUTION

Amélioration de l'expérience des clients

Visibilité sur
Tous les clients

Suppression du croisement des courriers électroniques

Automatisation des rapports sur l'emploi du temps des auditeurs et des clients

AVEC Circit

Après avoir testé trois de nos modules, Confirmations, PBC et Documents de signature, l'expérience
de l'utilisation d'une plateforme intuitive pour ces trois processus a permis d'obtenir une visibilité et une efficacité globales.

PBC conserve tous les dossiers et toutes les communications dans un endroit sécurisé, ce qui permet à l'équipe de l'ASF de maintenir la visibilité et de résoudre les questions des clients de manière efficace.

Grâce à un flux de travail intuitif, les clients de l'ASF peuvent facilement fournir des informations ou poser des questions.
Le déploiement auprès des clients plus petits a permis de mettre en place un processus standardisé au même niveau
de l'expérience du client, quelle que soit sa taille.

La centralisation de la procédure de confirmation dans une plate-forme rentable a permis à l'ASMR de normaliser tout en minimisant l'implication des auditeurs, l'utilisation de papier et les problèmes liés aux délais d'exécution
et à la visibilité.

Le chant numérique des documents avec le module de signature des documents a permis une expérience sans friction pour les clients d'outre-mer.

"C'est un plaisir de travailler avec l'équipe de Circit depuis le début et ils sont très réactifs à nos demandes et commentaires. Nous avons trouvé la plateforme conviviale et facile à déployer et nous avons reçu des commentaires positifs de la part de nos utilisateurs. Elle a été un ajout précieux pour notre entreprise.
Jane Lowden de l'ASRP
Notre collaboration avec eux a donné lieu à l'une des mises à jour les plus appréciées de notre module PBC : la fonction "cadenas", qui permet de s'assurer que des requêtes spécifiques ne sont visibles que par des partenaires sélectionnés.
Alex Aubrey de Circit

FSWR Avant Circit

Gestion inefficace via Excel avec un processus et un format mixtes ; lettres, Conf.com et
e-mails.

AVEC Circit

Équipe d'audit

La standardisation du processus et l'utilisation d'un format numérique unique ont permis de gagner du temps, de simplifier le processus et de réduire les coûts.

FSWR Avant Circit

Clients

L'implication des clients est limitée. Lorsqu'une nouvelle autorité est requise, les clients bénéficient d'une simple expérience de signature numérique.

Liste basée sur Excel pour les clients plus importants et plusieurs fils de discussion par e-mail pour les questions de suivi et le partage de fichiers non sécurisés.

Une plateforme partagée unique et un flux de travail unique offrent une visibilité en temps réel aux auditeurs et aux clients. Les questions sont résolues sur la plateforme et éliminent les croisements d'e-mails.

Les clients ont gagné en tranquillité d'esprit grâce à la visibilité automatique de toutes les actions en cours requises. Gain de temps grâce à une interface conviviale pour le partage de documents et la messagerie entre les équipes.

Les documents ont été signés physiquement et envoyés à plusieurs signataires, ce qui a entraîné des retards de signature.

Le délai d'exécution des documents s'en trouve réellement amélioré, en particulier pour les clients étrangers. La piste d'audit est rassurante.

Les étapes conviviales ont augmenté l'acceptation par les clients et ont fourni une plateforme de confiance pour signer légalement des documents.

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