FWSR (UK), membre de MGI Worldwide, déploie la plateforme Circit pour offrir une expérience de collaboration aux nouveaux clients et gagner du temps sur les confirmations bancaires.
FWSR s'est donné pour objectif d'offrir une expérience client à la hauteur de ses ambitions. Circit l'a aidée à atteindre cet objectif.
En remplaçant les tableaux de suivi Excel, les chaînes d'e-mails et les signatures sur papier par une plateforme intuitive, FWSR a déployé les modules « Confirmations », « PBC » et « Signing Documents » de Circit à l'échelle de l'entreprise, ce qui a permis d'uniformiser tous les audits, d'améliorer la visibilité et de faciliter la collaboration avec les clients étrangers, de la demande à la signature.
Points forts
FSWR Avant Circit
« Les listes de demandes ont été envoyées aux principaux clients au format Excel, souvent à plusieurs destinataires tant du côté de l'auditeur que du client. »
Avec les petits clients, il n'existait pas de processus standardisé. Les questions soulevées faisaient alors l'objet d'échanges d'e-mails jusqu'à ce qu'une solution soit trouvée. Le manque de visibilité et les chevauchements dans la communication entraînaient souvent un processus inefficace, ainsi qu'une expérience client qui ne correspondait pas aux ambitions de FWSR. Pour les lettres de confirmation de procédure, on recourait au fax et à d'autres méthodes. Un fichier Excel servait à suivre l'avancement et l'état d'avancement.
« Le suivi auprès des prestataires prenait beaucoup de temps en cas de problème, et la visibilité était insuffisante, car aucune piste d'audit n'était créée. La signature des documents se faisait sur papier dans toute l'entreprise, et il fallait compter sur les employés pour vérifier les documents reçus et estimer les délais d'exécution. Les erreurs accumulées retardaient encore davantage le travail. »
Avec Circit
« Après avoir testé trois de nos modules — Confirmations, PBC et Signature de documents —, l'expérience
d'utiliser une seule plateforme intuitive pour ces trois processus offre une visibilité et une efficacité globales. »
PBC centralise tous les fichiers et toutes les communications dans un espace sécurisé, ce qui permet à l'équipe FWSR de garder une bonne visibilité et de répondre efficacement aux questions des clients. Grâce à un flux de travail intuitif, les clients FWSR peuvent facilement fournir des informations ou poser des questions. La mise en place de ce système auprès des plus petits clients leur garantit un processus standardisé offrant la même qualité d'expérience client, quelle que soit leur taille.
« La centralisation de la procédure de confirmation sur une plateforme unique et économique a permis à FWSR d'harmoniser ses processus tout en réduisant au minimum l'intervention des auditeurs, la consommation de papier et les problèmes liés aux délais d'exécution et à la visibilité. »
Le chant numérique des documents avec le module de signature des documents a permis une expérience sans friction pour les clients d'outre-mer.
Ce fut un plaisir de travailler avec l'équipe de Circit dès le début ; elle s'est montrée très réactive à nos questions et à nos commentaires. Nous avons trouvé la plateforme conviviale et facile à mettre en place, et nous avons reçu des retours positifs de la part de nos utilisateurs. Elle constitue un atout précieux pour notre entreprise.
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