Le secteur de la comptabilité et de l'audit est en pleine effervescence au sujet de l'IA et de son impact sur les professions. Nous avons déjà abordé ce sujet sur le blog Circit, dans notre article sur l'IA dans l'audit et sur la manière dont les entreprises peuvent tirer parti de l'IA pour rationaliser leurs processus.
La technologie de l'IA arrive rapidement à maturité et est intégrée dans divers domaines professionnels, y compris la comptabilité et l'audit. Il est parfois difficile de distinguer la forêt des arbres : on parle beaucoup de ce que l'IA pourrait être et pourrait faire pour la gestion de l'audit, mais il y a peu d'exemples concrets et spécifiques d'incitations ou d'idées qui peuvent être utilisées immédiatement.
Dans cet article, j'ai l'intention de fournir des idées claires pour combler le fossé entre ce que nous pensons savoir de l'IA et ce qu'elle peut faire pour nous.
L'invite
Les réponses que vous obtenez de ChatGPT ne sont bonnes que dans la mesure où l'énoncé que vous avez utilisé pour les obtenir l'est aussi. L'élaboration d'une question est un art et un processus itératif : votre question devra probablement être modifiée plusieurs fois avant d'être utilisable et vous devriez ajouter autant de détails et de contexte que possible.
Pour l'invite de gestion d'audit que j'ai utilisée pour cet article, j'ai ajouté les détails suivants :
- rôle au sein du cabinet d'audit
- la taille du cabinet d'audit
- l'emplacement du cabinet d'audit
- la norme comptable à utiliser, en l'occurrence les IFRS
J'ai ensuite précisé les défis que je souhaitais relever à l'aide de mes questions et j'ai donné des détails sur le style, le ton et le niveau d'expertise souhaités afin de m'assurer que les réponses sont adaptées et pertinentes pour mes besoins spécifiques. J'ai ensuite approfondi deux éléments particulièrement importants pour moi : les interactions avec les clients et l'encadrement des jeunes collaborateurs.
Voici le texte que j'ai utilisé :
Je suis gestionnaire d'audit dans un cabinet d'audit de taille moyenne au Royaume-Uni et j'ai pour objectif de réduire les tâches manuelles, d'évaluer et de mettre en évidence les domaines de risque, de développer des procédures de test de fond efficaces, d'améliorer la documentation d'audit, d'automatiser la saisie des données, de détecter les anomalies et d'apporter une valeur ajoutée aux clients en leur offrant des conseils et des solutions sur mesure.
Les réponses aux questions doivent refléter une expérience approfondie dans le domaine de l'audit et être utiles pour la gestion de l'audit, en utilisant la méthodologie et la terminologie correctes, avec un accent particulier sur la conformité à la réglementation britannique.
Le ton doit être consultatif, en veillant à ce que les interactions avec les clients soient traitées avec soin, en améliorant et en gérant les attentes des clients, et en fournissant des informations claires et exploitables. Les réponses doivent également porter sur le maintien de la confidentialité des clients, la gestion des informations sensibles et inclure des considérations relatives à la formation et à l'encadrement du personnel subalterne.
Les réponses doivent être concises, objectives et professionnelles. Veuillez commencer par aligner mes défis sur les phases de la mission d'audit : pré-engagement, planification, travail sur le terrain et clôture/rapport.
Avec cette invite en place, je peux poser des questions spécifiques pour m'aider dans les différentes phases du prochain audit. Il suffit de coller les questions ci-dessous à la fin de l'invite.
Pré-engagement
L'accueil des clients et l'évaluation des risques :
- "Aidez-moi à rédiger une lettre de mission comprenant des conditions spécifiques relatives à la confidentialité, à la protection des données et à la conformité AML/KYC pour un nouveau client britannique.
- "Fournir un résumé des principaux changements réglementaires dans le secteur de l'audit au Royaume-Uni qui peuvent avoir une incidence sur l'évaluation des risques pour un client dans [un secteur spécifique].
- "Préparer un ordre du jour pour la première réunion avec le client, comprenant des points de discussion sur les objectifs de l'audit, les calendriers et les principaux domaines d'intérêt.
- "Identifier les domaines potentiels de risque de conformité dans les politiques et procédures de l'entreprise.
Communication avec le clientet gestion des attentes :
- "Créer une liste de contrôle pour une réunion de démarrage avec un nouveau client d'audit, en mettant l'accent sur le champ d'application, les délais, les résultats attendus et la gestion des attentes du client.
- "Rédiger un accord de confidentialité adapté à un client d'audit basé au Royaume-Uni, en mettant l'accent sur la conformité au GDPR et la gestion des informations sensibles."
- "Créez des modèles pour les communications courantes avec les clients, telles que les demandes d'information, les courriels de suivi et les mises à jour de l'état d'avancement.
Alignement de l'équipe :
- "Créer un modèle de suivi des tâches pour l'équipe d'audit, décrivant les principales étapes, les échéances et les membres de l'équipe responsables.
Planification de l'audit
Évaluation des risques et matérialité :
- "Générer un modèle de matrice d'évaluation des risques qui met en évidence les zones à haut risque sur la base des données historiques publiques et des risques spécifiques au secteur pour un client britannique".
- "Décrire les facteurs à prendre en compte pour déterminer les seuils de matérialité dans un audit, en mettant l'accent sur les aspects quantitatifs et qualitatifs.
Stratégie d'audit et affectation des ressources :
- "Fournir des suggestions pour intégrer l'analyse des données dans la stratégie d'audit afin d'automatiser la saisie des données et de détecter les anomalies."
- "Lister les meilleures pratiques pour assigner aux auditeurs juniors des tâches qui correspondent à leur expérience et leur offrent des possibilités de développement".
Travail d'audit sur le terrain
Essais de fond et collecte de preuves :
- "Recommander des procédures automatisées de tests de corroboration pour les tâches de routine telles que les rapprochements et expliquer comment les documenter dans les dossiers d'audit".
- "Créer un modèle de documentation des contrôles internes, en veillant à ce qu'il soit conforme aux exigences réglementaires du Royaume-Uni.
- "Rédiger des procédures de contrôle de substance pour la comptabilisation des produits, en mettant l'accent sur l'exhaustivité et l'exactitude. Personnaliser les procédures pour les aligner sur le secteur d'activité du client, [insérer le secteur], et sur les normes comptables pertinentes."
Interaction avec le client et détection des anomalies :
- "Proposer des moyens de communiquer les progrès et les résultats de l'audit à un client, en particulier lorsque des anomalies ou des zones à risque sont détectées, tout en préservant la confidentialité".
Clôture et rapports
Rédaction et examen du rapport d'audit :
- "Aidez-moi à rédiger une ébauche de rapport d'audit claire et concise, en mettant l'accent sur les principales constatations [insérer les principales constatations] et en suggérant des recommandations conformes aux objectifs du client [objectifs du client].
- "Donnez-moi une liste de contrôle pour examiner un rapport d'audit afin de vous assurer qu'il est étayé par des preuves, qu'il est conforme aux normes britanniques et qu'il fait l'objet d'une communication appropriée.
- "Produire un résumé du rapport d'audit, comprenant les principales constatations, les recommandations et la conformité avec les normes d'audit pertinentes. Veiller à ce que le résumé soit complet et conforme aux normes internationales d'audit (ISA) et aux politiques de documentation."
Débriefing du client et amélioration continue :
- "Créer un ordre du jour pour une réunion de débriefing avec le client après l'audit, en se concentrant sur la discussion des résultats, en fournissant des conseils adaptés et en recueillant les commentaires du client.
- "Lister les questions à poser au client lors du débriefing afin d'obtenir un retour d'information sur le processus d'audit et sur la manière dont nous pouvons améliorer les missions futures.
Considérations sur les phases croisées
Formation et développement du personnel subalterne :
- "Suggérer des thèmes pour une session de formation destinée aux auditeurs débutants sur l'utilisation d'outils d'analyse de données dans le processus d'audit".
- "Fournir une liste de contrôle pour aider les auditeurs débutants à améliorer leurs compétences en matière de communication avec les clients et de gestion de la confidentialité.
Conformité réglementaire et bonnes pratiques :
- "Résumez les récentes mises à jour des normes d'audit britanniques que je devrais intégrer dans nos processus d'audit.
- "Élaborer un plan d'amélioration continue des processus d'audit, en mettant l'accent sur l'alignement sur les meilleures pratiques et l'amélioration de l'efficacité.
Mises en garde concernant l'utilisation de ChatGPT pour la gestion des audits
Données confidentielles
L'introduction de données confidentielles dans ChatGPT est en contradiction avec les directives d'utilisation recommandées et pourrait violer la confidentialité des clients et les réglementations GDPR. Cela inclut les états financiers, les noms des clients ou toute information propriétaire. Envisagez plutôt d'utiliser des données synthétiques ou obscurcies. Même avec des données synthétiques, faites attention à ne pas révéler par inadvertance des modèles qui pourraient être désanonymisés.
Des questions telles que
- "Extraire les principaux ratios financiers des états financiers suivants et préparer une analyse comparative".
- "Convertissez les données financières suivantes, fournies par le client, en un format Excel structuré adapté à l'analyse d'audit".
- "Comparez les états financiers fournis avec ceux de l'année dernière et mettez en évidence tout changement significatif.
peuvent être utilisées et expérimentées à l'aide de données synthétiques ou obscurcies. Pour cet article, j'ai voulu me concentrer sur les messages-guides qui ne s'appuient pas sur des données confidentielles. Lors de l'utilisation de données dans ChatGPT, il faut toujours veiller à ce que ces données soient accessibles au public et non confidentielles.
Mauvaises réponses
Les résultats de ChatGPT peuvent être erronés. Il est conçu comme un assistant qui travaille aux côtés des humains et, en tant que tel, tous les résultats de ChatGPT doivent être vérifiés et une bonne dose de scepticisme professionnel doit toujours être appliquée.
Lignes directrices réglementaires
Les auditeurs qui utilisent le ChatGPT doivent également s'assurer que cette utilisation est conforme aux politiques de leur entreprise et au cadre réglementaire plus large, bien que ce dernier ne soit pas encore tout à fait clair. Pour l'instant, les régulateurs ont reconnu les capacités de l'IA et l'impact massif qu'elle peut avoir, mais le cadre réglementaire autour de l'IA est encore en cours de maturation. Le gouvernement britannique élabore activement de nouvelles réglementations.
Conclusion
L'utilisation et les avantages de ChatGPT pour la gestion des audits nécessiteront un état d'esprit expérimental et une approche itérative, combinés à un sens aigu de l'éthique et de la protection des données.
Une question bien conçue, comportant autant de détails que possible, est la clé pour générer des réponses qui apportent une valeur ajoutée. Les réponses générées devront être examinées minutieusement.
Si vous avez accès à ChatGPT Pro, vous pouvez également créer votre propre GPT, qui prendra une invite initiale à laquelle vous pourrez ajouter des raffinements. Vous pouvez en savoir plus sur l'utilisation d'un GPT personnalisé pour créer un directeur technique dans notre récent blog.
En fin de compte, la meilleure instance de ChatGPT sera celle qui aura été conçue et perfectionnée par l'utilisateur individuel. En posant des questions de suivi et en donnant son avis sur la qualité des réponses, il ne cessera de s'améliorer.
J'espère que cet article vous a aidé à élaborer des idées directrices et qu'il vous a fourni des idées directrices que vous pouvez utiliser dès maintenant et expérimenter.
