Les données obtenues de manière indépendante offrent des possibilités sans précédent en matière d'audit et, plus particulièrement, de collaboration avec les clients. Grâce à la possibilité d'accompagner les clients dans leur environnement de travail au sein de processus fluides qu'ils connaissent bien, ceux-ci sont mieux préparés et bénéficient d'une expérience globale nettement plus satisfaisante.
L'équipe de Circit s'est entretenue avec James McCullough, de Harbinson Mulholland, au sujet de l'impact des données provenant de sources indépendantes sur les activités d'audit de son cabinet. Au cours d'une conversation avec notre responsable de la réussite client, Sarah Broderick, des informations, des connaissances et des idées ont été librement échangées. Nous avons résumé ici certaines des conclusions les plus importantes.
Transférer les confirmations bancaires sur Circit
Après avoir suivi une formation au sein de l'équipe d'audit chez Harbinson Mulholland, James s'est toujours intéressé aux moyens d'intégrer la technologie pour mieux servir ses clients. Il a récemment rejoint l'équipe d'expertise judiciaire, où il collabore avec d'autres cabinets comptables sur des dossiers de fraude présumée, entre autres.
Compte tenu de son expérience dans le domaine de l'audit, comment James et l'ensemble de l'équipe ont-ils utilisé Circit chez Harbinson Mulholland ?
"Circit nous a aidés à relever certains des défis fondamentaux auxquels nous sommes confrontés : les éléments de base pour constituer un dossier d'audit solide et s'assurer que nous avons l'assurance dont nous avons besoin".
Autrefois, chez Harbinson Mulholland, la confirmation bancaire se faisait par courrier postal et parfois par e-mail, selon que la banque acceptait ce mode de communication. Ce processus est rapidement devenu très compliqué. Il était également difficile pour les membres seniors de l'équipe d'avoir la certitude que les informations requises avaient bien été recueillies.
« L'intégration des confirmations bancaires dans Circit a eu un impact très concret pour nous. Cela a transformé la donne : ce n’est plus le chaos. Il n’est plus nécessaire que les membres juniors et seniors de l’équipe discutent pour savoir si une confirmation bancaire a été reçue et doivent ensuite assurer le suivi auprès des banques elles-mêmes. Il s’agit désormais d’un processus qui peut être confié aux membres juniors de l’équipe pour qu’ils le gèrent dans le cadre d’un processus à l’échelle de l’entreprise. Cela a permis de réaliser des gains d’efficacité significatifs dans cette partie de notre processus d’audit.
« Nous souhaitons pouvoir faire appel à nos collaborateurs juniors de la manière la plus efficace possible, afin de leur confier une part aussi importante que possible du dossier d'audit et de la préparation des comptes, et ce, rapidement et efficacement. Le fait de pouvoir leur fournir ces éléments dans un format qui leur est familier, avec des données fiables et exhaustives, cela fait vraiment toute la différence. »
Ce scénario concernant les confirmations bancaires semblera sans doute familier à de nombreux auditeurs. Cependant, Harbinson Mulholland est également confronté à de nouveaux défis : ceux liés aux banques disruptives, aux cryptomonnaies et à d'autres nouveaux actifs.
« Le fait de pouvoir vérifier cela de manière indépendante est très rassurant. Nous constatons la même chose dans le domaine de la criminalistique : si des anomalies surviennent au sein de l'entreprise, elles sont plus susceptibles de se produire dans le nouvel environnement de conformité des nouveaux établissements bancaires. »
Des processus transparents que les clients connaissent
Grâce aux identifiants permettant un accès direct aux données transactionnelles des clients, ces types de données peuvent être vérifiés en même temps que le reste des données. Le résultat étant un fichier standardisé, il n'est pas nécessaire de consacrer du temps supplémentaire à la préparation des fichiers avant leur traitement.
Même si cette procédure d’autorisation peut sembler nouvelle pour certains clients, comme le souligne James : « Nous soulagons le client de cette contrainte en lui disant : “Voici le lien, il vous suffit de nous donner votre accord et nous pourrons récupérer les informations dont nous avons besoin.” Cela simplifie considérablement le processus, contrairement à l’attente de fichiers CSV ou à la réception d’un ensemble disparate de relevés au format PDF. Il est bien plus efficace d’obtenir ces données et les rapprochements bancaires dans un même format. »
Lorsqu'elles mettent en place des données provenant de sources indépendantes, les entreprises doivent d'abord s'assurer que leurs clients savent clairement ce qu'ils doivent faire.
« Nous trouvons les vidéos réalisées par Circit très utiles. Nous pouvons les envoyer à un client afin de le préparer à ce qui va se passer ensuite et de lui donner une idée concrète de la situation. Une partie de notre travail au sein de l'équipe d'expertise judiciaire porte sur la sensibilisation à la fraude ; nous comprenons donc pourquoi les clients se montrent sceptiques lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant d'approuver une autorisation. Circit nous a aidés à rendre cette collaboration plus fluide. »
Rencontrer les clients sur leur lieu de travail
L'autre élément essentiel est de rencontrer les clients là où ils travaillent, en utilisant des processus transparents qu'ils connaissent. Lorsque les clients fournissent des autorisations, ils accèdent à leur compte bancaire en ligne de manière sécurisée via la plateforme Circit. Il s'agit d'environnements et de processus familiers pour le client, ce qui réduit les frictions et permet de lancer rapidement la mise en œuvre.
Nous avons récemment mené un sondage pour savoir quel domaine bénéficierait le plus d'un accès autonome aux données. Sans surprise, le gain de temps arrive en tête avec 66 % des voix. Viennent ensuite, à égalité, le recoupement et l'analyse des données, ainsi que la qualité.
Grâce au produit « Verified Transactions » de Circit, nous intégrons des données provenant de sources indépendantes, notamment de banques alternatives. Cela permet d'apporter plusieurs améliorations majeures : centraliser les données sur une seule et même plateforme, bénéficier de mises à jour en temps réel, renforcer la collaboration au sein de l'équipe et accélérer les progrès.
Une autre question que nous avons posée dans le sondage portait sur les principaux obstacles perçus à la mise en œuvre de données provenant de sources indépendantes.
Comme l'adhésion des clients est une priorité, nous avons demandé à James comment aborder les clients qui hésitent à nous donner accès à leurs données.
James : « Je pense qu’il s’agit de leur expliquer clairement quel type d’accès ils accordent et à qui ils l’accordent. Je pense qu’il faut aussi aborder la question de la sécurité et la comparer au téléchargement de fichiers PDF et de pièces jointes, ainsi qu’aux risques de sécurité que cela comporte. C’est une façon risquée d’échanger des informations. »
Des processus à l'épreuve du temps
Alors, quelle est la prochaine étape pour Mulholland Harbinson et la poursuite de son utilisation de Circit ?
« Nous sommes ravis de la mise en service du système de gestion des comptes clients et fournisseurs. Nous sommes conscients qu’il ne sera pas facile d’obtenir l’accord de tous les fournisseurs, mais l’envoi de courriers papier ou d’e-mails, ainsi que le suivi des réponses, représentent un véritable casse-tête. Les rappels automatiques de Circit sont formidables : il me suffit d’un simple clic pour envoyer un rappel. Cela va révolutionner la manière dont nous obtenons les confirmations des débiteurs de nos clients et le suivi des soldes en suspens. »
Chez Circit, nous sommes heureux de travailler avec des cabinets comptables avant-gardistes afin d'améliorer les processus, de rehausser l'expérience des clients et de rationaliser la collecte directe à la source.
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