Les données obtenues de manière indépendante offrent des possibilités sans précédent en matière d'audit et, plus particulièrement, de collaboration avec les clients. En ayant la possibilité de rencontrer les clients là où ils travaillent, dans le cadre de processus transparents qu'ils connaissent, les clients sont mieux préparés et en ressortent avec une expérience globale bien meilleure.
L'équipe Circit s'est entretenue avec James McCullough de Harbinson Mulholland au sujet de l'impact des données obtenues de manière indépendante sur le travail d'audit de son entreprise. Lors d'une conversation avec notre responsable de la réussite des clients, Sarah Broderick, des idées, des connaissances et des idées ont été librement partagées. Nous avons récapitulé ici quelques-unes des conclusions les plus importantes.
Transférer les confirmations bancaires sur Circit
Formé dans l'équipe d'audit de Harbinson Mulholland, James s'est toujours intéressé aux moyens d'introduire la technologie pour mieux servir les clients. Il a récemment rejoint l'équipe Forensics, travaillant avec d'autres cabinets comptables sur des cas de suspicion de fraude, entre autres.
Compte tenu de son expérience en audit, comment James et l'ensemble de l'équipe ont-ils utilisé Circit chez Harbinson Mulholland ?
"Circit nous a aidés à relever certains des défis fondamentaux auxquels nous sommes confrontés : les éléments de base de la constitution d'un dossier d'audit solide et la garantie que nous avons l'assurance dont nous avons besoin."
Historiquement, une confirmation bancaire chez Harbinson Mulholland était réalisée par le biais de lettres et parfois d'e-mails, selon que la banque l'acceptait ou non. Ce processus est rapidement devenu assez désordonné. Il était également difficile pour les cadres supérieurs de l'équipe de s'assurer que les bonnes informations avaient été recueillies.
"L'intégration des confirmations bancaires dans Circit a eu un impact tangible pour nous. Le scénario a changé, il n'est plus chaotique. Il ne s'agit plus pour les membres juniors et seniors de l'équipe de discuter pour savoir si une confirmation bancaire a été reçue et d'en assurer le suivi auprès des banques elles-mêmes. Il s'agit désormais d'un processus qui peut être transmis aux membres juniors de l'équipe pour qu'ils le gèrent à l'échelle de l'entreprise. Cela a permis de réaliser des gains d'efficacité considérables dans cette partie de notre processus d'audit.
Nous voulons être en mesure d'utiliser les membres de notre équipe junior aussi efficacement que possible, afin de fournir la plus grande partie possible du dossier d'audit et de la préparation des comptes d'une manière rapide et efficace. Le fait de pouvoir fournir cela aux membres de l'équipe junior dans un format qui leur est familier, des données fiables qui incluent tout - cela fait une vraie différence"
Ce scénario autour des confirmations bancaires semblera sans aucun doute familier à de nombreux auditeurs. Cependant, Harbinson Mulholland est également confronté à des défis plus récents : ceux des banques challengers, des crypto-monnaies et d'autres nouveaux actifs.
"Pouvoir vérifier cela de manière indépendante apporte beaucoup de confort. Nous le constatons également du côté de Forensics : si quelque chose d'inhabituel se passe dans l'entreprise, il est plus probable que cela ait lieu dans le nouvel environnement de conformité des nouvelles institutions bancaires."
Des processus transparents que les clients connaissent
Grâce aux authentifications permettant un accès direct aux données transactionnelles des clients, ces types d'actifs peuvent être vérifiés en même temps que le reste des données. Le résultat étant un fichier standardisé, il n'est pas nécessaire de passer plus de temps à préparer les fichiers pour qu'ils soient prêts à être utilisés.
Bien que la fourniture de ces autorisations puisse être nouvelle pour certains clients, comme le dit James : "Nous soulageons le client en lui disant : 'Voici le lien, donnez-nous votre approbation et nous pourrons prendre les informations dont nous avons besoin'. Cela simplifie vraiment le processus, contrairement à l'attente de la livraison de fichiers csv ou à la réception d'un ensemble disparate de relevés pdf. Il est beaucoup plus efficace d'obtenir ces données et les rapprochements bancaires dans le même format."
Lors de la mise en place de données d'origine indépendante, les entreprises doivent d'abord s'assurer que les clients savent clairement ce qu'ils doivent faire.
"Nous trouvons très utiles les vidéos que Circit a produites à ce sujet. Nous pouvons les envoyer à un client et le préparer à ce qui va se passer ensuite et à quoi cela va ressembler. Une partie de notre travail au sein de l'équipe Forensics porte sur la sensibilisation à la fraude, et nous comprenons donc pourquoi les clients sont sceptiques lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant d'approuver une autorisation. Circit nous a aidés à rendre cette collaboration plus transparente".
Rencontrer les clients sur leur lieu de travail
L'autre élément essentiel est de rencontrer les clients là où ils travaillent, en utilisant des processus transparents qu'ils connaissent. Lorsque les clients fournissent des autorisations, ils accèdent à leur compte bancaire en ligne de manière sécurisée via la plateforme Circit. Il s'agit d'environnements et de processus familiers pour le client, ce qui réduit les frictions et permet de lancer rapidement la mise en œuvre.
Nous avons récemment demandé dans un sondage quel domaine serait le plus amélioré par un accès indépendant aux données. Sans surprise, le gain de temps arrive en tête avec 66 % des votes. Viennent ensuite, à égalité, le rapprochement et l'analyse des données et la qualité.
Avec le produit Verified Transactions de Circit, nous apportons des données indépendantes provenant de fournisseurs de preuves (y compris les banques concurrentes). Cela permet quelques améliorations clés : centraliser les données sur une seule plateforme, obtenir des mises à jour en temps réel, rendre l'équipe plus collaborative et créer une progression plus rapide.
Une autre question du sondage portait sur les principaux obstacles perçus à la mise en œuvre de données d'origine indépendante.
L'adhésion des clients étant en tête de liste, nous avons demandé à James ce qu'il fallait dire aux clients qui hésitent à fournir un accès.
James : "Je pense qu'il faut leur expliquer le type d'accès qu'ils fournissent et à qui ils le fournissent. Je pense qu'il faut également aborder la question de la sécurité et la comparer au téléchargement de fichiers PDF et de pièces jointes et aux risques de sécurité qui en découlent. C'est une façon risquée d'échanger des informations".
Des processus à l'épreuve du temps
Alors, quelle est la prochaine étape pour Mulholland Harbinson et son utilisation continue de Circit ?
"Nous sommes enthousiastes à l'idée que l'AR/AP soit mis en ligne. Nous sommes conscients qu'il sera difficile d'obtenir l'approbation de chaque fournisseur, mais l'envoi de lettres ou de courriels et le suivi des réponses des uns et des autres constituent un défi de taille. Les rappels automatiques de Circit sont formidables, je peux cliquer sur un bouton pour envoyer un rappel. Cela transformerait la façon dont nous obtenons des confirmations de la part des débiteurs de nos clients et les soldes qui sont sortis."
Chez Circit, nous sommes heureux de travailler avec des cabinets comptables avant-gardistes pour améliorer les processus, élever l'expérience des clients et rationaliser la collecte directe à la source.
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