Si vous êtes dépositaire ou conservateur, vous connaissez déjà la situation : les confirmations annuelles sont imminentes, les pauses de rapprochement s'accumulent et votre équipe s'enfonce dans des feuilles de calcul pour essayer de vérifier la propriété de types d'actifs de plus en plus complexes. C'est l'exigence réglementaire que personne n'apprécie mais que tout le monde doit respecter.
J'ai passé des années de l'autre côté de ce processus, en tant que comptable d'un fonds de capital-investissement, c'est moi qui produisais les fichiers de positions, assurais la coordination avec les dépositaires et préparais la documentation pour les auditeurs. J'ai vécu directement la pression opérationnelle des pauses de réconciliation, la pression des échéances réglementaires et la complexité de la gestion de plusieurs classes d'actifs dans différentes juridictions.
Le problème ? La façon dont la plupart des entreprises gèrent aujourd'hui la vérification des actifs a été conçue pour un monde plus simple, un monde où les titres étaient simples, les chaînes de conservation claires et les organismes de réglementation beaucoup moins nombreux.
Ce monde n'existe plus.
La tempête parfaite
La vérification des actifs est devenue exponentiellement plus complexe au cours de la dernière décennie, et trois forces s'affrontent pour la rendre encore plus difficile :
- La pression réglementaire s'intensifie. La directive AIFMD 2.0 a étendu les exigences transfrontalières. La règle de sauvegarde proposée par la SEC augmenterait considérablement la portée des obligations de conservation. Les régulateurs ne se contentent pas de demander une meilleure vérification - ils l'exigent, avec des délais plus serrés et des sanctions plus sévères en cas d'erreur.
- Les classes d'actifs explosent. Votre équipe avait l'habitude de vérifier les titres cotés en bourse et peut-être un peu d'immobilier. Aujourd'hui, vous avez affaire à des fonds d'investissement privés, des actifs d'infrastructure, des produits dérivés complexes, des actifs numériques et des portefeuilles de prêts. Chacun de ces actifs nécessite une approche de vérification différente, des preuves différentes et une expertise différente.
- Les coûts opérationnels sont insoutenables. Les examens surprises annuels des RIA américains peuvent coûter des dizaines de milliers de livres. Les dépositaires européens passent des semaines à préparer les confirmations de fin d'année. Et tout le monde embauche du personnel pour faire face à la charge de travail.
Pendant ce temps, vos clients attendent des délais plus courts, vos auditeurs veulent plus de preuves et votre conseil d'administration veut savoir pourquoi les coûts de mise en conformité ne cessent d'augmenter.
Le piège du courrier électronique et d'Excel
Voici à quoi ressemble la vérification des actifs dans la plupart des entreprises aujourd'hui :
Votre équipe opérationnelle reçoit des fichiers de positions de la part des administrateurs de fonds. Ils les exportent vers Excel. Quelqu'un envoie un courriel aux sous-dépositaires pour leur demander des confirmations. Les réponses arrivent au compte-gouttes au fil des jours ou des semaines, certaines par courrier électronique, d'autres par portail sécurisé, d'autres encore par télécopie (oui, encore). Un autre membre de l'équipe saisit manuellement les réponses dans une autre feuille de calcul.
Vient ensuite le processus de révision. Quelqu'un doit vérifier chaque réponse, approuver ou rejeter la documentation et suivre ce qui a été accepté. Six mois plus tard, lorsque des questions se posent, l'équipe cherche dans les courriels "la réponse de l'année dernière". La date limite approche. Certains points n'ayant pas été résolus, quelqu'un rédige un avis de non-responsabilité.
Enfin, la confirmation est envoyée - jusqu'à l'année suivante, où tout le processus se répète et où personne ne se souvient vraiment de ce qui a été accepté précédemment.
Ce n'est pas seulement inefficace. C'est risqué. La saisie manuelle des données est source d'erreurs. Les chaînes d'e-mails perdent leur contexte. Les preuves sont stockées dans la boîte de réception de quelqu'un. Et lorsque les auditeurs arrivent, la reconstitution de la piste d'audit devient une véritable fouille archéologique.
Et si la vérification était continue et non annuelle ?
Imaginez un scénario différent :
Un fonds acquiert une participation dans une société de capital-investissement. Votre système le signale pour vérification de la propriété. Vous envoyez la demande à l'entreprise bénéficiaire comme d'habitude, mais lorsque la réponse vous parvient, vous pouvez l'examiner et l'approuver ou la rejeter numériquement au sein de la plateforme - ce que vous ne pouvez tout simplement pas faire avec des chaînes de courriels ou des disques partagés. L'année suivante, la magie opère : au lieu de repartir de zéro, il suffit de "reconduire" la demande précédente. Tous les détails concernant l'investisseur, les réponses précédentes et l'historique des approbations sont instantanément disponibles.
Vous recevez une réponse d'un investisseur qui ne répond pas à vos exigences. Au lieu de la classer avec une note mentale de suivi, vous pouvez la rejeter directement dans la plateforme avec un retour d'information clair, une capacité qui n'existe pas lorsque vous gérez tout par courrier électronique. Le système assure le suivi de l'élément en suspens et procède à une escalade en fonction des délais que vous avez définis. Lorsque la documentation correcte arrive, l'historique des approbations est automatiquement conservé, créant ainsi une piste d'audit que les auditeurs souhaitent réellement voir.
Un cabinet de l'ACPA arrive pour un contrôle surprise. Plutôt que de se démener pour rassembler des preuves, vous fournissez un accès instantané à une piste de vérification complète et vérifiable pour chaque actif, chaque transaction et chaque exception au cours de l'année écoulée.
Ce n'est pas de la théorie. C'est à cela que ressemble la vérification moderne des actifs.
Pourquoi les approches traditionnelles ne peuvent-elles pas être étendues ?
Le problème fondamental de la vérification manuelle des actifs n'est pas seulement qu'elle est lente ou coûteuse, c'est qu'elle ne s'adapte pas à la complexité.
Lorsque vous vérifiez 500 titres cotés, les feuilles de calcul fonctionnent (à peine). Lorsqu'il s'agit de vérifier 5 000 positions sur des actions, des fonds de capital-investissement, des produits dérivés, des biens immobiliers et des actifs numériques, détenus par le biais de multiples structures juridiques dans différentes juridictions, les processus manuels s'effondrent sous leur propre poids.
Vous ne pouvez pas vous sortir de ce problème en recrutant du personnel. L'augmentation du nombre de personnes signifie simplement plus d'e-mails, plus de transferts et plus d'occasions de passer à travers les mailles du filet.
La seule solution consiste à repenser fondamentalement la manière dont la vérification s'effectue.
Une approche moderne de la vérification des actifs
Les principaux dépositaires et conservateurs passent d'une vérification manuelle périodique à une surveillance continue et automatisée. Cette évolution implique trois changements clés :
- Du point à temps au temps réel. Au lieu de vérifier les actifs une fois par an (ou par trimestre), les systèmes modernes le font en continu. Les nouvelles positions déclenchent des flux de travail de vérification automatique. Les changements sont immédiatement signalés. Les exceptions apparaissent en temps réel, au moment où il est le plus facile de les résoudre.
- De la fragmentation à la centralisation. Plutôt que de jongler avec les réponses dans les courriels, les lecteurs partagés et les classeurs, tout se trouve sur une seule plateforme. Lorsque les réponses de vérification reviennent, vous pouvez approuver ou rejeter la documentation à l'aide d'un flux de travail formel, ce qui est impossible avec les processus traditionnels basés sur les courriels. D'une année sur l'autre, il vous suffit de faire remonter les demandes précédentes en ayant une visibilité totale sur ce qui a été accepté. La redoutable question "pouvez-vous nous montrer la réponse de l'année dernière ?" trouve une réponse instantanée.
- De la réactivité à la proactivité. La vérification traditionnelle ne permet de détecter les problèmes qu'après coup, souvent des mois plus tard. Les approches modernes utilisent des flux de travail automatisés, un routage intelligent et des escalades configurables pour mettre en évidence les problèmes immédiatement et les conduire à la résolution avant qu'ils ne deviennent des résultats d'examen.
Les vrais avantages
Les entreprises qui opèrent ce changement ne se contentent pas d'améliorations marginales. Elles vivent des transformations radicales :
- Réduction de 70 à 80 % du travail manuel. Les équipes qui passaient des semaines sur les confirmations annuelles les réalisent désormais en quelques jours. Le personnel qui était auparavant accaparé par la recherche de réponses et de vieux dossiers peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée telles que la résolution des exceptions et le service à la clientèle.
- Accès instantané à l'historique des vérifications. Lorsque les auditeurs demandent "qu'avez-vous accepté l'année dernière ?" ou que les contreparties remettent en question votre refus, la réponse est immédiatement disponible. Plus besoin de fouiller dans les courriels ou d'espérer que quelqu'un se souvienne de l'endroit où il a enregistré le fichier.
- Quasi-élimination des résultats d'examen. Lorsque les auditeurs ou les examinateurs arrivent, les entreprises disposent de pistes complètes et vérifiables pour chaque actif. Pas de recherche de preuves. Pas de lacunes dans la documentation. Pas d'explications gênantes sur des confirmations manquantes.
Mais ce qui est peut-être le plus important, c'est que ces entreprises construisent des fondations évolutives. Elles peuvent accepter de nouveaux clients, s'étendre à de nouvelles classes d'actifs et pénétrer de nouveaux marchés sans augmentation proportionnelle des effectifs ou du risque opérationnel.
La fenêtre se ferme
Voici la vérité qui dérange : avec le durcissement des réglementations et l'augmentation de la complexité des actifs, l'écart entre les entreprises dotées d'une infrastructure de vérification moderne et celles qui utilisent d'anciens processus devient un fossé concurrentiel.
Les dépositaires et les conservateurs qui investissent aujourd'hui dans l'automatisation ne se contentent pas de réduire leurs coûts, ils se dotent de capacités que leurs concurrents auront du mal à égaler. Ils gagnent de nouveaux mandats en faisant preuve d'un contrôle opérationnel supérieur. Ils attirent les talents parce que leurs équipes travaillent sur des problèmes intéressants, et non sur des rapprochements abrutissants.
Entre-temps, les entreprises qui s'appuient encore sur des processus manuels sont confrontées à un choix difficile : investir dans la modernisation maintenant, ou se retrouver dans l'incapacité de rivaliser pour des mandats complexes, d'attirer des talents et d'être de plus en plus exposées à des risques réglementaires.
Par où commencer ?
La bonne nouvelle ? Il n'est pas nécessaire de tout transformer du jour au lendemain. Les mises en œuvre les plus réussies commencent par un projet pilote ciblé :
- Sélectionner un fonds ou un portefeuille unique dont les actifs sont relativement simples.
- Mettre en place des flux de travail automatisés pour les tâches de vérification les plus fastidieuses
- Mesurer l'impact sur le temps de cycle, les taux d'erreur et la capacité du personnel
- Établir une analyse de rentabilité pour un déploiement plus large sur la base de résultats concrets.
Les entreprises qui commencent aujourd'hui seront en avance sur les exigences réglementaires, sur leurs concurrents et sur les attentes des clients.
Les entreprises qui attendent se retrouveront à devoir expliquer aux conseils d'administration, aux auditeurs et aux régulateurs pourquoi leur risque opérationnel augmente alors que celui de leurs concurrents diminue.
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